Przypomnienia o umówionej wizycie pomagają zapełnić grafiki lekarzy, statystycznie redukując aż o 65% liczbę “zapominalskich”, którzy nie zjawiają się w umówionym terminie.
Pomagają też w walce z prawdziwą zmorą branży zdrowia, czyli kolejkami (im mniej przesuniętych z powodu niespodziewanych nieobecności terminów wizyt, tym większy porządek w poczekalni). Aby jednak były rzeczywiście skuteczne, należy przestrzegać trzech prostych zasad.
1. Przypominaj więcej, niż raz
Każdy z nas otrzymuje codziennie bardzo dużo wiadomości. SMS-y, maile, aktualizacje aplikacji… Statystyczny użytkownik smartfona jest dosłownie bombardowany rozmaitymi powiadomieniami. Przypomnienie o umówionej wizycie może więc zostać najzwyczajniej przeoczone. Najlepszym rozwiązaniem jest wysłanie kilku wiadomości - najpierw potwierdzenia zaraz po umówieniu wizyty, pierwszego przypomnienia na dwa-trzy dni przed zaplanowanym terminem i potem bezpośrednio przed wizytą. Bardzo ważne, aby pacjent otrzymał informację o każdej ewentualnej zmianie terminu wizyty.
2. Automatyzuj wysyłkę SMS-ów
Wysłanie każdemu pacjentowi kilku wiadomości związanych z zaplanowaną wizytą byłoby potwornie czasochłonne, gdyby zajmować się tym ręcznie. Lekarze nie mogą pozwolić sobie na utratę czasu, który powinien być przeznaczony dla pacjentów, z kolei pracownicy recepcji poświęcają większość czasu pracy na rozmowach telefonicznych, przez co po prostu nie mają możliwości rzetelnie zająć się dodatkowo wysyłaniem przypomnień. Na szczęście pomocą przychodzi oprogramowanie. Kompleksowy system do zarządzania wizytami, dostarczany przez ZnanyLekarz.pl, w pełni automatyzuje wysyłkę potwierdzeń wizyt i przypomnień. Pacjenci otrzymują nawet 4 wiadomości SMS, dzięki czemu ryzyko zapomnienia o wizycie spada do minimum. O każdej umówionej lub przesuniętej wizycie automatycznie informowana jest także recepcja.
3. Wpleć SMS-y w szerszy plan komunikacji z pacjentami
Aż 84% pacjentów deklaruje, że chciałoby pozostawać w kontakcie ze swoimi lekarzami także pomiędzy wizytami. Nie warto więc ograniczać interakcji wyłącznie do przypomnień! System zarządzania wizytami pozwala np. automatycznie wysłać informację o konieczności umówienia kolejnej wizyty, jeśli pacjent jej potrzebuje, a jest jeszcze za wcześnie, aby zarezerwować jej termin w Kalendarzu Wizyt.
Warto skorzystać też z Kampanii SMS i e-mail, pozwalających wysyłać zautomatyzowane wiadomości niezwiązane bezpośrednio z wizytami - np. informując o zmianach w ofercie, promocjach lub zatrudnieniu nowych lekarzy. To dobra metoda budowy trwałej relacji z pacjentem i zadbania o tzw. patient experience. Mówiąc trywialnie, jeśli nie pozwolimy o sobie zapomnieć, wzrastają szanse na umówienie kolejnych wizyt.
Warto pamiętać: SMSy mają największą skuteczność - odbiera i czyta je aż 98% ankietowanych, podczas, gdy e-maile - jedynie 20% pacjentów.
Chcesz wiedzieć więcej? Przeczytaj: Nie lekceważ SMSów! 5 porad, jak wykorzystać /wiadomości tekstowe w komunikacji z pacjentami
