Zarządzanie placówką medyczną to złożony proces. Musisz radzić sobie z kierowaniem placówką, zatrudnianiem ludzi i optymalizacją ich pracy. A do tego dbać, aby pacjenci przychodzili i…byli zadowoleni. Sporo wyzwań, jak na jedną osobę.
Co trapi managera placówki medycznej, który na co dzień zmaga się z tak wieloma zadaniami? Zapytaliśmy o to naszych opiekunów klienta. To właśnie oni pomagają Wam dobrać najbardziej optymalne rozwiązania dla problemów i wyzwań związanych z zarządzaniem placówką medyczną.
Poniżej znajdziesz 5 najczęściej pojawiających się problemów managerów placówek i podpowiedzi, jak w sprytny sposób możesz sobie z nimi poradzić, wykorzystując sprawdzone i przetestowane rozwiązania od ZnanyLekarz.
Zarządzanie placówką medyczną - 5 największych wyzwań managera:
- pacjenci nie pojawiający się na wizytach, czyli tzw. no shows, generują straty
- potrzebuję więcej pacjentów dla mojej placówki i specjalistów
- rejestracja nie nadąża odbierać wszystkich połączeń, ma dużo obowiązków i część połączeń "umyka"
- pozyskiwanie opinii pacjentów jest trudne
- chcę wdrożyć system medyczny, jednak boję się integracji danych
Wiesz już, co najczęściej trapi osoby zarządzające placówkami medycznymi. Być może w swojej codziennej pracy mierzysz się z podobnymi wyzwaniami.
W dalszej części artykułu omówię poszczególne wyzwania i pokażę Ci, w jaki sposób ZnanyLekarz* rozwiązuje te problemy.
*ZnanyLekarz kojarzy ci się wyłącznie z widocznością w sieci i opiniami?
To…dobrze…bo mamy to. Jednak mamy też znacznie więcej: rozwiązania, które pomogą Ci zarządzać placówką. Sprawniej i efektywniej.
System, który pozwoli ci kompleksowo zarządzać rejestracją wizyt pacjentów. Od rejestracji wizyty online, przez wysyłanie powiadomień, wystawianie e-recept, po zbieranie opinii.
Znany Lekarz to też kompleksowa obsługa rejestracji telefonicznej. Chcesz wiedzieć więcej? Zajrzyj na stronę Clinic Agenda i zobacz, jak łatwo możesz:
- zyskać codzienne wsparcie w zarządzaniu wizytami,
- zwiększyć widoczność placówki w Internecie,
- udostępnić pacjentom możliwość zapisu na wizyty online, a także
- przeprowadzać wizyty zdalne w formie wideo- lub telekonsultacji.
Zarządzanie placówką medyczną - wyzwanie nr 1: no shows
Co spędza sen z powiek managerom placówek, czy klinik? Pacjenci, którzy umawiają się na wizytę, jednak na nią nie przychodzą, czyli tzw. no-shows. To generuje straty finansowe i czasowe.
Jak można tego uniknąć? Doskonałym rozwiązaniem jest wykorzystanie systemu rejestracji i potwierdzania wizyt. Tak, mamy to w Znanym. Co więcej, system pozwala za pomocą SMSa zmienić termin wizyty lub ją odwołać, dzięki czemu możesz zapełnić okienka, np. wykorzystując listy rezerwowe pacjentów. I znowu - cały proces jest banalnie prosty, a dodatkowo nie angażuje twoich pracowników: pacjent sam wysyła SMS.
Świetnym sposobem na uniknięcie takich sytuacji jest też pobieranie opłat za wizyty z góry. System zarządzania wizytami ZnanyLekarz daje również i takie możliwości. Gdy pacjent od razu zapłaci za konsultację, będzie bardziej zmotywowany, aby na nią dotrzeć. A jeśli mimo to w ostatniej chwili odwoła wizytę lub się na niej nie zjawi, lekarz zachowa wpłacone środki.
Sprawdź, jak łatwo ustawić pobieranie opłat za wizyty z góry >>
Placówki korzystające z rozwiązania ZnanyLekarz wykazują zmniejszenie wskaźnika no-shows aż o 67%.
To także sposób na kolejne wyzwanie, przed którym staje manager placówki:
Wyzwanie nr 2: potrzebuję więcej pacjentów dla mojej placówki i specjalistów
Jak skutecznie pozyskiwać pacjentów? Bądź widoczny. Innymi słowy, aby pacjent trafił do Twojej placówki, musi o niej wiedzieć. 90% pacjentów chociaż raz szukało informacji o zdrowiu lub lekarzu w Internecie.
Zadbaj zatem o to, aby Twoja placówka łatwo dała się znaleźć w wynikach wyszukiwania. A kiedy już pacjent ją znajdzie, daj mu możliwość łatwego i wygodnego zarezerwowania wizyty. Jak to zrobić? Najprościej: korzystając z rozwiązań ZnanyLekarz. Ponad 70 000 fraz po wyszukaniu w Google pokazuje wynik ze ZnanyLekarz.pl na pierwszym miejscu. Twoja placówka może być wśród nich - poniżej wypisałam, jak możesz o to zadbać.
Lepsza widoczność online dzięki funkcjonalnościom ZnanyLekarz.pl
- Profil placówki
Serwis ZnanyLekarz.pl jest bardzo dobrze pozycjonowany w Google, co już wiesz. Dzięki temu pacjenci, którzy wyszukują lekarza, szybko trafią na profil Twojej placówki lub bezpośrednio na profile pracujących w niej specjalistów.
Jeśli jeszcze nie masz profilu placówki, możesz założyć go tutaj >> ZAŁÓŻ PROFIL PLACÓWKI<<.
Kolejnym krokiem jest zadbanie o kompletność i aktualność informacji na profilu. Oraz o...
- ... opinie
Poza samą widocznością w sieci, to właśnie opinie decydują o wyborze danej placówki lub specjalisty. Mając już profil placówki, czy specjalistów w łatwy sposób możesz pozyskiwać je i pokazywać na swoim profilu, jednocześnie budując wizerunek. Więcej na ten temat przeczytasz w punkcie "Wyzwanie nr 4".
Większa dostępność dla pacjentów i wygodna komunikacja
Ten sprytny sposób na rejestrację online pozwala Ci wyjść naprzeciw potrzebom swoich pacjentów. Według badań ZnanyLekarz, aż 85% pacjentów wyraża chęć rejestracji wizyt online. Dzięki widgetowi zyskujesz: możliwość szybkiej i wygodnej rejestracji online dla pacjentów i wygodne zarządzanie kalendarzem wizyt dla lekarzy.
Co więcej, widget pomoże Ci także w procesie budowania wizerunku nowoczesnej placówki. I najlepsze: korzystając z rozwiązań ZnanyLekarz, masz go zupełnie za darmo! Dowiedz się więcej na temat widgeta.
O kampaniach SMS wspomniałam już jako o sposobie na zapominalskich pacjentów. SMSy sprawdzą się również w innych sytuacjach. Ich podstawową zaletą jest możliwość szybkiego zakomunikowania zmian w ramach samej wizyty i możliwość uzyskania równie błyskawicznej odpowiedzi zwrotnej od pacjenta.
Jednak zarówno SMSy jak i e-maile możesz wykorzystać do komunikacji marketingowej. Gdy np. rozszerzasz ofertę, wprowadzasz zmiany, albo chcesz szybko zakomunikować promocję - skorzystaj z kampanii SMS lub e-mail, aby poinformować o tym obecnych i potencjalnych pacjentów ze swojej bazy.
Wyzwanie nr 3: "zakorkowana” rejestracja
Rzeczywistość pracy rejestratorki, czy osoby zajmującej się recepcją nie jest różowa. To nie tylko odbierania telefonów, umawianie wizyt, ale też asystowanie lekarzowi, organizowanie dokumentacji szereg prac administracyjnych. Jednocześnie.
W tym kontekście zupełnie nie dziwi fakt, że w placówkach nie korzystających z systemu rejestracji telefonicznej, aż 30% połączeń przychodzących nie jest odbierane. Z kolei 1 na 3 pacjentów dzwoni, aby umówić wizytę. To oznacza, że każdy nieodebrany telefon to potencjalna strata.
Jak rozwiązać ten problem? I znowu, z pomocą przychodzi ZnanyLekarz. Możesz skorzystać z usługi Telerejestracji ZnanyLekarz lub narzędzia wspierającego pracę recepcji ZnanyLekarz Phone.
Co zyskasz? Więcej wizyt i zadowolonych pacjentów. Lepszą organizację i komfort pracy rejestracji. Wgląd w kluczowe dane. Jednocześnie.
Zarządzanie placówką medyczną - wyzwanie nr 4: pozyskiwanie opinii
Jakie czynniki mają kluczowy wpływ na wybór lekarza i placówki? Według badań ZnanyLekarz, zdecydowana większość pacjentów - aż 63% - wybierając placówkę lub konkretnego lekarza kieruje się opiniami.
Co więcej, w dobie Internetu, pozyskanie pozytywnych opinii znacząco zwiększa także widoczność w sieci i wpływa na budowanie pozytywnego wizerunku. A stąd już prosta droga do sukcesu Twojej placówki.
Kuba, jeden z naszych opiekunów radzi: Ważne żeby regularnie motywować pacjentów do dzielenia się opiniami. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w której opinie są skrajne. Nieproszeni "zwykli" pacjenci nie wystawiają opinii, co sprawia, że ogólny obraz kliniki może ucierpieć przez kilku niezadowolonych, którzy opinię napiszą.
No dobrze, co jednak zrobić, żeby takie opinie pozyskiwać? I do tego jeszcze regularnie?
I tu z pomocą znowu przychodzi ZnanyLekarz. 👉 Dzięki powiadomieniom i kampaniom SMS zbieranie opinii po wizycie jest procesem banalnie prostym i odbywa się w sposób automatyczny. Co ważne - rozliczenie za wysłane wiadomości, zarówno SMS, jak i e-mailowe, następuje w systemie abonamentowym To znaczy, że nie musisz “dokupywać” pakietów. I możesz kontrolować koszty. System ZnanyLekarz pozwala Ci spersonalizować komunikację, a także zbierać statystyki.
Wracając do samego procesu zbierania opinii - pacjent po wizycie może wygodnie wystawić opinię. Trafi ona na portal ZnanyLekarz.pl.
Bo ZnanyLekarz dla pacjentów to właśnie skarbnica opinii. Mamy ich już ponad 442 tysiące, a z portalu ZnanyLekarz.pl tylko w 2021 roku pacjenci skorzystali 101,7 mln razy. Dlatego nie tylko warto mieć tu profil placówki, ale też zatrudnionych w niej specjalistów.
Dużym bonusem jest to, że dzięki obecności na ZnanyLekarz.pl znacząco zwiększa się także widoczność placówki w Internecie.
Wyzwanie nr 5: wiele różnych systemów i problem z integracją danych
Zarzadzanie placówką medyczną często oznacza dla managera przełączanie się między wieloma systemami. Co gorsza, wiele informacji często przechowywanych jest w formie papierowej - np. zapisy wizyt w kalendarzu (!). Łatwo się w tym pogubić, albo...zgubić, czy zniszczyć istotne dane. A z pewnością trudno jest "wyciągnąć" dane, na podstawie których można podejmować decyzje biznesowe.
Wdrożenie kompleksowego systemu zarządzania palcówką pozwala znacząco zniwelować te problemy. Jednocześnie manager placówki zyskuje wygodny wgląd w kluczowe statystyki, jak np.:
- zajętość kalendarzy poszczególnych specjalistów,
- ilość nieodebranych połączeń telefonicznych,
- tematy, z jakimi dzwonią pacjenci,
- efektywność poszczególnych pracowników,
- panel kosztów.
Dzięki temu łatwiej jest efektywnie zarządzać placówką medyczną, podejmować decyzje o zmianach w ofercie, czy dalszych kierunkach rozwoju.
Co więcej, nie musisz martwić się uciążliwą integracją danych: ZnanyLekarz ma integracje z ponad 60 różnymi oprogramowaniami. Jeśli więc zajdzie taka potrzeba, dane ze ZnanegoLekarza możesz wyeksportować do innego systemu, np. magazynu danych.
Zupełnie na koniec zostawiłam największy mit dotyczący oprogramowania medycznego: to za drogie.
Przede wszystkim: czy stać Cię na utratę pacjentów albo nieefektywną pracę placówki?
Tak, to zdecydowanie pytanie retoryczne. Pytaniem, które jednak wymaga odpowiedzi, a często pada w rozmowach naszych opiekunów z Klientami jest: a ile dokładnie to kosztuje?
Równie często pojawia się obawa, że będzie trzeba dopłacić, jeśli pojawi się potrzeba wysłania dodatkowych wiadomości do Pacjentów. Cóż, jest ona zupełnie uzasadniona, bo w ten sposób działa większość systemów dostępnych na rynku. Jednak nie ZnanyLekarz.
Odpowiadamy zatem: w ZnanymLekarzu nie ma dodatkowych opłat za SMSy, czy e-maile, rozliczasz się abonamentowo. To oznacza, że z góry znasz PEŁNY KOSZT USŁUGI. To duży plus, także w kontekście Polskiego Ładu, gdzie duże znaczenie ma przewidywanie i kontrolowanie kosztów (więcej o tym piszemy w artykule Lekarze a Polski Ład).
Zarzadzanie placówką medyczną : 5 największych wyzwań managera - podsumowanie
Chcesz pracować wygodniej, wydajniej i efektywniej? Chcesz mieć więcej zadowolonych pacjentów i zwiększyć komfort pracy recepcji? A wreszcie: czy chcesz jednocześnie rozwijać placówkę, zarabiać więcej i oszczędzać tam, gdzie wydatki są zbędne?
Możesz sobie znacznie to ułatwić i skorzystać z narzędzi ZnanyLekarz, które zostały stworzone z myślą o konkretnych potrzebach placówek medycznych.
Wielu managerów, którzy już wdrożyli rozwiązania od ZnanyLekarz zgodnie potwierdza, że to inwestycja, nie wydatek. W większości klinik zwraca się on w skali miesiąca, a wręcz wielokrotnie spłaca.
Dlaczego to działa? ZnanyLekarz pomaga pacjentom znaleźć placówkę i lekarza, placówkom budować widoczność w Internecie i pozyskiwać pacjentów, a managerom ułatwia zarządzanie placówką medyczną i przebiegającymi w niej procesami.
Sprawdź, jak ZnanyLekarz może pomóc w codziennym funkcjonowaniu Twojej placówki i umów się na rozmowę z konsultantem:
Zobacz, za co managerowie placówek pokochali ZnanegoLekarza:
