Zmiana systemu medycznego bez przestoju? Tak wygląda wdrożenie krok po kroku

Dla wielu placówek decyzja o zmianie systemu medycznego nie jest trudna. Trudne jest wszystko to, co wydaje się dziać później.

Czy dane pacjentów na pewno się przeniosą? Czy personel będzie musiał uczyć się wszystkiego od nowa? Co z harmonogramem wizyt? Czy przez kilka dni nie będzie można normalnie pracować? 

To właśnie obawa przed wdrożeniem sprawia, że wiele placówek odkłada zmianę systemu o kolejne miesiące, mimo że obecne rozwiązanie przestało odpowiadać ich potrzebom.

Dobra wiadomość jest taka, że dobrze zaplanowana migracja nie oznacza przestoju w pracy. Wręcz przeciwnie – większość przygotowań odbywa się równolegle do codziennego funkcjonowania placówki.

W tym artykule pokazujemy, jak wygląda wdrożenie systemu MyDr krok po kroku.

Dlaczego placówki odkładają zmianę systemu medycznego?

Najczęściej nie dlatego, że są zadowolone z obecnego rozwiązania.

Znacznie częściej powodem jest strach przed zmianą.

Największe obawy, które słyszymy od nowych klientów, dotyczą przede wszystkim:

• utraty historii pacjentów,
• przerw w pracy placówki,
• konieczności ponownego wprowadzania danych,
• oporu personelu przed nowym systemem,
• długiego i skomplikowanego wdrożenia.

Nie ma w tym nic dziwnego. W końcu system placówki medycznej jest narzędziem, z którego korzystają lekarze, recepcja i administracja każdego dnia.

Dlatego proces wdrożenia powinien być przewidywalny, dobrze zaplanowany i dopasowany do sposobu pracy konkretnej placówki.

Planujesz zmianę systemu?

Zobacz, jak wygląda migracja do MyDr i poznaj cały proces krok po kroku.

Dowiedz się więcej o wdrożeniu

Jak wygląda wdrożenie MyDr w praktyce?

Choć każda placówka działa nieco inaczej, sam proces wdrożenia przebiega według sprawdzonego schematu.

Etap 1. Poznajemy sposób pracy placówki

Pierwszym krokiem jest rozmowa z opiekunem wdrożenia.

Podczas tzw. welcome call poznajemy strukturę placówki, sposób pracy zespołu, używany obecnie system oraz ustalamy harmonogram całego wdrożenia.

Na tym etapie określamy również:

• plan migracji,
• terminy szkoleń,
• planowaną datę uruchomienia systemu.

To moment, w którym dopasowujemy proces do konkretnej organizacji – nie odwrotnie.

Etap 2. Przygotowanie danych

Kolejnym krokiem jest przygotowanie kopii bazy danych z dotychczasowego systemu.

Placówka otrzymuje gotowy wniosek, który wystarczy przekazać obecnemu dostawcy. W praktyce przygotowanie backupu najczęściej zajmuje od dwóch do czterech tygodni.

Etap 3. Import danych do MyDr

Po otrzymaniu bazy rozpoczynamy proces importu.

W zależności od wielkości placówki trwa on do dwóch tygodni.

Następnie wspólnie sprawdzamy poprawność przeniesionych danych, porównując wybrane rekordy ze starym systemem.

Dzięki temu placówka ma pewność, że historia pacjentów została przeniesiona prawidłowo.

Etap 4. Konfiguracja systemu

Równolegle przygotowywana jest konfiguracja środowiska.

Obejmuje ona m.in.:

• strukturę organizacyjną,
• użytkowników,
• oddziały,
• cenniki,
• ustawienia placówki.

Jeżeli placówka posiada rozbudowany cennik usług, możliwy jest również jego import.

Etap 5. Szkolenia użytkowników

Szkolenia prowadzone są osobno dla różnych grup użytkowników.

Najczęściej obejmują trzy moduły:

• administrację,
• recepcję,
• lekarzy i personel medyczny.

Większość spotkań odbywa się online, jednak w razie potrzeby możliwe są również szkolenia stacjonarne.

Szkolenia opierają się na codziennych scenariuszach pracy, dzięki czemu personel od razu uczy się wykonywania rzeczywistych zadań.

Etap 6. Integracje

Na tym etapie uruchamiane są niezbędne integracje, m.in.:

• P1,
• certyfikaty ZUS,
• laboratoria,
• płatności online,
• ZnanyLekarz.

Zespół MyDr pomaga w konfiguracji, natomiast wygenerowanie niektórych certyfikatów pozostaje po stronie placówki.

Etap 7. Start pracy

Po zakończeniu przygotowań placówka rozpoczyna pracę w MyDr.

Co ważne – do momentu ostatecznego przeniesienia danych można nadal korzystać z dotychczasowego systemu.

Po uruchomieniu MyDr wykonywany jest jeszcze końcowy import danych obejmujący okres przejściowy.

✅ Dzięki temu dokumentacja pozostaje kompletna.

Co dzieje się z dokumentacją medyczną i harmonogramem?

To pytanie pojawia się praktycznie podczas każdego wdrożenia. Największą obawą placówek jest utrata historii pacjentów. Dlatego proces migracji obejmuje dwa etapy importu danych.

Przed uruchomieniem systemu dodatkowo weryfikowana jest poprawność migracji poprzez porównanie wybranych rekordów ze starym systemem.

Po zakończeniu wdrożenia baza przekazana do importu jest usuwana zgodnie z procedurami bezpieczeństwa.

Chcesz sprawdzić, jak wygląda MyDr w praktyce?

Wypełnij formularz, a prześlemy Ci dane logowania do konta demo

Najczęstsze pytania placówek przed zmianą systemu (FAQ)

1. Czy wszystkie dane zostaną przeniesione?

 Migracja obejmuje dane przekazane przez dotychczasowego dostawcę. Po imporcie wspólnie weryfikujemy poprawność przeniesienia informacji. 

2. Czy mogą pojawić się duplikaty pacjentów? 

Nie powinny, jednak jeśli taka sytuacja wystąpi, system umożliwia scalenie kart pacjentów. 

3. Czy podczas migracji można korzystać ze starego systemu? 

Tak. Placówka pracuje na dotychczasowym systemie aż do momentu finalnego uruchomienia MyDr. Dzięki temu nie ma konieczności wstrzymywania przyjęć pacjentów.

4. Czy MyDr działa na telefonie i tablecie? 

Tak. Aplikacja mobilna ułatwia pracę m.in. podczas wizyt domowych.

5. Czy system spełnia wymagania NFZ i RODO?

Tak. MyDr jest przygotowany do pracy zgodnie z obowiązującymi wymaganiami.

6. Czy można połączyć system z laboratorium?

Tak. System umożliwia integrację z laboratoriami oraz innymi usługami wykorzystywanymi przez placówki.

7. Czy w przyszłości można wyeksportować dane do innego systemu?

Tak. Placówka pozostaje właścicielem swoich danych i może je wyeksportować.

8. Kiedy najlepiej zaplanować zmianę systemu?

Najlepszy moment jest zwykle wcześniej, niż się wydaje.

Samo wdrożenie może zająć około miesiąca, jednak na całkowity czas wpływają również działania po stronie obecnego dostawcy, m.in. przygotowanie kopii bazy danych.

Dlatego warto rozpocząć planowanie odpowiednio wcześniej – zwłaszcza jeśli zmiana ma nastąpić przed rozpoczęciem nowego roku rozliczeniowego lub planowanym rozwojem placówki.

Im wcześniej rozpocznie się przygotowania, tym spokojniej przebiega cały proces.

Dobrze zaplanowana migracja to inwestycja, nie ryzyko

Zmiana systemu medycznego nie musi oznaczać przestoju ani dezorganizacji pracy.

Przy odpowiednim planie wdrożenia większość działań odbywa się równolegle z codziennym funkcjonowaniem placówki, a zespół może przygotować się do pracy w nowym środowisku jeszcze przed jego uruchomieniem.

Dlatego wybierając nowy system, warto zwrócić uwagę nie tylko na jego funkcje, ale również na sposób, w jaki producent prowadzi cały proces wdrożenia. To właśnie dobrze zaplanowana migracja często decyduje o tym, jak szybko placówka zacznie korzystać z możliwości nowego rozwiązania.

Myślisz o zmianie systemu medycznego?

Porozmawiaj z naszym zespołem. Wspólnie zaplanujemy wdrożenie dopasowane do sposobu pracy Twojej placówki.

Podobne wpisy:

Od oporu do efektywności: jak radzić sobie z wyzwaniami wdrożenia technologii w placówkach medycznych