Sprawna i wydajna recepcja to wizytówka placówki. I jeden z gwarantów jej rentowności. W tym, aby taka była na co dzień placówkom pomaga system VoIP ZnanyLekarz Phone. O co najczęściej pytają użytkownicy systemu wsparcia recepcji i rejestracji?
W tym artykule przedstawiamy dziesięć najczęstszych pytań użytkowników ZnanyLekarz Phone oraz odpowiedzi na nie.
Połączenia wykonywane przez naszą centralę VoIP są bezpłatne. W stałej cenie abonamentu za stanowisko otrzymujesz nieograniczone połączenia wychodzące, które nie generują dla Twojej placówki żadnych dodatkowych kosztów!
🔖 Przeczytaj też: System VoIP dla placówek medycznych - dlaczego warto?
Zaufanie do własnego zespołu to podstawa :) Nagrania z centrali VoIP przydają się jednak w momencie sporu z pacjentem, czy obsługi reklamacji - dzięki nagranej rozmowie możesz łatwo zweryfikować sytuację.
Odsłuchy to także pakiet ważnych informacji jakościowych dla managera placówki.
Dodatkowo nagrania ze ZnanyLekarz Phone mogą stanowić również pomoc dydaktyczną - kwartalne odsłuchy pozwolą zespołowi rozwijać swoje umiejętności komunikacji z pacjentem i kopiować dobre praktyki od kolegów i koleżanek.
🔖 Zobacz też: Skrypt rozmowy telefonicznej z pacjentem, Pobierz bezpłatny szablon 👉
Oczywiście! Ze ZnanyLekarz Phone można korzystać z dowolnego komputera, a dostępne rodzaje stanowisk pozwolą dobrać takie odpowiadające wymaganiom zdalnej rejestracji.
Wiele placówek korzysta z takiego rozwiązania w okresach między dniami wolnymi (np. w majówkę). Dzięki wirtualnej centrali VoIP nie tracą połączeń i potencjalnych pacjentów.
Włączenie spersonalizowanej zapowiedzi w wirtualnej centrali VoIP pozwala usystematyzować pracę rejestracji. Pacjent od razu po wybraniu numeru Twojej placówki zostanie poinformowany gdzie się dodzwonił oraz jakie dane powinien przygotować do rozmowy z rejestracją.
Jeśli połączenie trafi do ZnanyLekarz Phone po godzinach pracy placówki osoba dzwoniąca usłyszy odpowiedni komunikat, informujący o zamknięciu oraz o godzinach w jakich jest możliwy kontakt z rejestracją.
Dodatkowo każdą z zapowiedzi możesz w dowolnym momencie edytować, wprowadzając zmiany w dedykowanym panelu naszej centrali VoIP. Dzięki temu pacjenci będą zawsze poinformowani o ewentualnych zmianach lub np. o świątecznych godzinach pracy.
Tematy rozmów pozwalają na mierzenie z jakimi sprawami pacjenci najczęściej kontaktują się z placówką. W wirtualnej centrali Znany Lekarz Phone są one w 100% edytowalne. Dzięki temu możesz dopasować je do potrzeb swoich i swojej placówki. Pozwala to na zbieranie informacji, które w danym momencie są dla Ciebie najważniejsze.
W zależności od potrzeb możesz sprawdzać stosunek pacjentów powracających do pierwszorazowych lub zagłębić się w szczegóły i ustawić tematy tak, aby mierzyły one zainteresowanie poszczególnymi specjalizacjami.
Dodatkowo, oprócz umówionych wizyt, możesz ustawić także najczęstsze powody dla których pacjenci rezygnują z umówienia się w Twojej placówce. Dzięki temu będziesz miał szansę wprowadzić realne zmiany, które pozwolą na poprawienie patient experience i zwiększenie przychodu placówki.
Kolejną korzyścią z wykorzystania tematów rozmów jest łatwość, z jaką odnajdziesz interesującą Cię rozmowę wśród tych, które odbyły się w Twojej placówce. Wystarczy, że w wyszukiwarkę wpiszesz temat, którego dotyczyła rozmowa oraz dane pacjenta a nasz system VoIP odnajdzie dla Ciebie wszystkie rozmowy z tą osobą oznaczone pożądanym tematem.
Kanały marketingowe pozwalają na mierzenie skuteczności działań komunikacyjnych.
Dzięki nim szybko i wygodnie sprawdzisz czy dana kampania się opłaca, ilu pacjentów zadzwoniło widząc reklamę i czy konwersja z niej jest zadowalająca. W wirtualnej centrali ZnanyLekarz Phone otrzymujesz aż 10 kanałów do wykorzystania w cenie stałego abonamentu!
Wirtualna centrala ZnanyLekarz Phone zapewnia aż 3 kanały służące do skontaktowania się z Twoim dedykowanym opiekunem. W razie jakichkolwiek pytań, odpowiedzi możesz uzyskać telefonicznie, mailowo lub poprzez dostępny z poziomu aplikacji czat.
Dzięki temu zawsze będziesz mógł wybrać drogę kontaktu odpowiadającą potrzebom - zarówno Twoim jak i Twoich pracowników!
Mapa cieplna może być doskonałym narzędziem wspierającym w zaplanowaniu czasu pracy i planowania grafiku dla osób pracujących w rejestracji.
Dzięki statystykom, które znajdziesz w systemie VoIP ZnanyLekarz Phone, będziesz w stanie ocenić w jakich godzinach i dniach ruch telefoniczny jest największy. Dzięki temu ustawisz grafik tak, aby praca rejestracji była efektywna i skuteczna.
Znane wszystkim przysłowie mówi “Czas to pieniądz” i sprawdza się również w przypadku telefonicznych połączeń pacjenta z placówką. Szczególnie tych nieodebranych. Im szybciej oddzwonisz do pacjenta, tym większa szansa na “odzyskanie” go i umówienie wizyty w Twojej placówce.
W systemie VoIP ZnanyLekarz Phone wszystkie połączenia nieodebrane są wyraźnie odróżnione od pozostałych połączeń. Dzięki temu Twoja recepcja może szybko i sprawnie oddzwonić do pacjentów oczekujących na kontakt!
🔖 Przeczytaj też: Nieodebrane połączenia - strata, której możesz uniknąć
Dzięki zintegrowaniu systemu ZnanyLekarz z systemem VoIP ZnanyLekarz Phone uzyskasz następujące korzyści i udogodnienia dla Twojej rejestracji:
- SMS z linkiem do samodzielnego umówienia wizyty dla każdego pacjenta, któremu nie udało dodzwonić się do Twojej placówki. Jeśli pacjent skorzysta z tej opcji nie zostaną doliczone żadne dodatkowe opłaty! Dodatkowo odciąży to Twoją rejestrację, która będzie mogła skupić się na tych pacjentach, którzy realnie potrzebują ich pomocy.
- Nadchodząca wizyta
Dzięki tej funkcji Twój zespół jeszcze przed odebraniem połączenia będzie wiedział do jakiego specjalisty dany pacjent jest umówiony oraz jaki jest termin jego wizyty. Pozwoli to rejestracji lepiej przygotować się do rozmowy, a pacjentowi da poczucie kompleksowej obsługi i zaopiekowania.
- Umów wizytę
To funkcja wbudowana bezpośrednio w ZnanyLekarz Phone. Pozwala na umówienie pacjenta od razu podczas rozmowy telefonicznej, bez przełączania zakładek i programów.
Świetna obsługa pacjentów to klucz do sukcesu placówki. Rozwiązania ZnanyLekarz dla placówek mają za cel sprawić, aby Twoja recepcja działała sprawnie i efektywnie. Sprawdź, co mówią o ZnanyLekarz i ZnanyLekarz Phone nasi użytkownicy. 👇
W ciągu zaledwie pierwszych 6 miesięcy korzystania przez GlivClinic z systemu ZnanyLekarz Phone, wskaźnik odbieranych połączeń od pacjentów przy pierwszej próbie wzrósł z 73% aż do 90%! Jednocześnie telerejestracja GlivClinic może pochwalić się imponującym wynikiem: obecnie, po 2 latach użytkowania systemu, średni czas oczekiwania na połączenie wynosi jedynie 17 sekund. Poznaj historię sukcesu GlivClinic >>
.
O 15% więcej odebranych połączeń wychodzących, 33% więcej skutecznych oddzwonień do pacjentów i aż 35% więcej umówionych wizyt dzięki oddzwonieniom. To efekty wdrożenia ZnanyLekarz Phone w Prywatnej Poliklinice Na Grobli. Jak zmieniła się praca rejestracji? Poznaj opinię Na Grobli o ZnanyLekarz >>