4 powody, dla których Twoja placówka powinna monitorować połączenia

monitorowanie połączeń telefonicznych

Kontrola efektywności recepcji, a w szczególności przyjrzenie się połączeniom telefonicznym w Twojej placówce, to niezwykle istotne kwestie, jeżeli zależy Ci na optymalizacji zarządzania i zwiększeniu liczby wizyt pacjentów.

Monitorowanie połączeń może jednak wiązać się z pewnymi trudnościami. Na szczęście istnieją sprawdzone metody i narzędzia, dzięki którym łatwiej sobie z nimi poradzisz. Dowiesz się o nich więcej z tego artykułu.

Monitorowanie połączeń telefonicznych: cztery najważniejsze korzyści dla Twojej placówki

Oto cztery główne powody, dla których warto śledzić ruch telefoniczny w placówce. Dzięki takiemu rozwiązaniu:

  • ograniczysz liczbę nieodebranych połączeń,
  • usprawnisz zarządzanie pracą recepcji,
  • zaoferujesz pacjentom lepszą jakość obsługi,
  • dopracujesz swoją strategię marketingową.

1. Zmniejsz liczbę nieodebranych połączeń

Nie jest tajemnicą, że wszystkie placówki medyczne borykają się z problemem nieodebranych połączeń od pacjentów. Nie wszystkie jednak zdają sobie sprawę, jak ważną kwestią jest znalezienie skutecznego rozwiązania, by ten problem zniwelować.

Oto główne powody, dla których nieodebrane połączenia mogą poważnie zaszkodzić rentowności placówki:

  • ciągle zajęta linia lub nieodbieranie telefonów na czas sprawi, że Twój potencjalny pacjent najprawdopodobniej umówi wizytę w konkurencyjnej placówce,
  • spora liczba odebranych i nieodebranych połączeń wpływa na efektywność Twojego personelu. Przeciążona ciągłymi telefonami recepcja gorzej radzi sobie ze sprawnym umówieniem wizyty, a to może również skutkować opóźnieniami, stratą czasu i gorszą jakością pracy całej placówki,
  • pamiętaj również, że opinia zawiedzionego pacjenta (który np. doświadczył opisanych wyżej sytuacji) może negatywnie wpłynąć na reputację Twojej placówki i zniechęcić wiele osób do umówienia w niej wizyty.

Z drugiej strony monitorowanie nieodebranych połączeń pomoże Ci:

  • oszacować, w które konkretne dni i godziny tracisz najwięcej potencjalnych wizyt,
  • opracować lepszą strategię i organizację pracy recepcji,
  • sprawdzić, który z pracowników wykonuje swoje obowiązki najlepiej (przy okazji skorygujesz wszelkie nieprawidłowości w podejściu personelu dotyczące kwestii odbierania telefonów),
  • jak najszybciej oddzwonić do pacjentów, którym nie udało się połączyć z Twoją placówką. To rozwiązanie pomoże Ci zwiększyć liczbę wizyt.

Powszechność tych problemów w branży zdrowia zainspirowała nas do stworzenia ZnanyLekarz Phone – narzędzia dedykowanego placówkom medycznym, które sprawi, że Twoja recepcja będzie pracować w bardziej efektywny i uporządkowany sposób. Pomogą w tym takie funkcje, jak identyfikacja dzwoniących numerów czy przypominanie recepcji, do kogo należy oddzwonić.

Dodatkowo, jeśli placówka korzysta z Systemu od ZnanyLekarz, każdy pacjent, któremu nie uda się dodzwonić, automatycznie otrzyma SMS-a z linkiem do internetowej rezerwacji wizyty. Dzięki temu będzie mógł od ręki zarezerwować termin w placówce.


👉 Przeczytaj również: 3 sposoby na zwiększenie liczby wizyt w placówce medycznej

2. Usprawnij pracę recepcji dzięki rejestrowi połączeń

Prowadzenie rejestru połączeń zdecydowanie usprawni zarządzanie placówką, zarówno z organizacyjnego, jak i z logistycznego punktu widzenia.

Przede wszystkim – świadomość tego, ile średnio połączeń dociera do placówki, pozwoli Ci oszacować dni i godziny, w których najczęściej dzwonią pacjenci. Dzięki tej wiedzy możesz o wiele lepiej dostosować grafik pracowników recepcji do potrzeb pacjentów i poprawić jakość ich pracy.

To wszystko oszczędzi Twojemu personelowi sporo cennego czasu, który będą mogli wykorzystać na przyjmowanie pacjentów w placówce lub kwestie organizacyjno-administracyjne.

NOWOŚĆ! Bezpłatny e-book:

Dowiedz się, jak skuteczna recepcja przełoży się na rentowność Twojej placówki!

Pobierz e-booka

3. Zaoferuj pacjentom lepszą jakość usług, wykorzystując rejestr połączeń

Powiedzmy to wprost: utrzymywanie stałego kontaktu z pacjentami wzmacnia zaangażowanie w proces leczenia, zwiększa ich satysfakcję z jakości usług placówki i buduje ich lojalność.

Należy również wziąć pod uwagę fakt, że nawet dziś (mimo rosnącego zapotrzebowania na rezerwacje i konsultacje online) telefon wciąż jest główną formą kontaktu z pacjentem i podstawowym narzędziem do przyjmowania nowych rezerwacji (zwłaszcza wśród osób starszych).

Staje się jasne, że dzięki skuteczniejszemu zarządzaniu połączeniami zaoferujesz swoim pacjentom o wiele lepszą jakość usług. Wdrożenie przemyślanej strategii oraz wprowadzenie odpowiednich narzędzi do rejestrowania, liczenia i monitorowania rozmów telefonicznych nie tylko wpłynie na pozytywnie doświadczenia pacjentów, ale przede wszystkim, sprawi, że chętniej będą wracać do Twojej placówki w przyszłości.

Dodatkowo, rejestr połączeń pozwoli Ci sprawdzić, kto z Twojego personelu radzi sobie z rozmowami telefonicznymi najbardziej efektywnie (np. ile połączeń kończy się umówieniem wizyty) i w jak krótkim czasie.

Pamiętaj jednak, że zebranie takich danych wymaga odpowiednich narzędzi technologicznych.

Popraw jakość usług z pomocą ZnanyLekarz Phone

ZnanyLekarz Phone pomoże Ci zmierzyć i zwiększyć wydajność pracowników recepcji. Kompleksowy panel statystyczny usługi pozwala na:

  • kontrolę efektywności i jakości pracy zespołu,
  • monitorowanie nagrywanych połączeń,
  • porównanie skuteczności poszczególnych pracowników.

Najważniejsze jednak, że Twój zespół zacznie pracować w bardziej efektywny i uporządkowany sposób dzięki:

  • przypomnieniom, do kogo należy oddzwonić,
  • opcji dodawania tematu, z którym dzwonił pacjent i komentarzy do każdego połączenia,
  • automatyzacji pracy i lepszej kontroli standardowych czynności wykonywanych w placówce.

Dzięki ZnanyLekarz Phone będziesz mógł zarówno szczegółowo przeanalizować pracę personelu, jak i zaoferować swoim pracownikom przejrzyste narzędzie do obsługi połączeń telefonicznych.

4. Dopracuj swoją strategię marketingową

Wdrażasz strategię reklamową w różnych kanałach promocyjnych? Wiedza o tym, które z nich generują najwięcej rezerwacji w Twojej placówce jest kluczowa, by zrozumieć, w które kampanie najlepiej inwestować, a z których zrezygnować.

Tym samym ponownie wracamy do kwestii monitorowania połączeń. Przeanalizuj je zarówno pod kątem ich liczebności (np. ilu pacjentów dzwoniło w ostatnim miesiącu w celu umówienia wizyty), jak i jakości rozmowy (czy Twój personel pyta nowych pacjentów o to, w jaki sposób dowiedzieli się o istnieniu Twojej placówki? Albo z jakiego kanału marketingowego pozyskali numer telefonu?).

Jak się domyślasz, forma samodzielnego pozyskiwania danych wymaga sporo czasu. Mamy jednak dla Ciebie wygodne rozwiązanie…

Wykorzystuj efektywnie budżet marketingowy dzięki ZnanyLekarz Phone

ZnanyLekarz Phone generuje numer telefonu dla każdego kanału marketingowego, z którego korzystasz. Monitorując połączenia z tych numerów, dowiesz się, z których kanałów pochodzi najwięcej umówionych wizyt. Dzięki temu łatwo sprawdzisz, które kampanie są opłacalne, a które nie przynoszą oczekiwanych zysków.


Z pomocą ZnanyLekarz Phone nie tylko poprawisz wydajność pracy rejestracji i zmniejszysz liczbę nieodebranych połączeń od pacjentów, ale również zoptymalizujesz swoje kampanie marketingowe.


Chcesz dowiedzieć się więcej o ZnanyLekarz Phone? Skontaktuj się z naszym ekspertem! Skontaktuj się