W prowadzeniu placówki medycznej liczby są niezwykle ważne. Musisz operować danymi, planować aktywności i na bieżąco analizować parametry, aby skutecznie realizować cele. Jednak w gąszczu różnych danych, parametrów, cyfr i dat łatwo się pogubić. Dlatego warto skorzystać z narzędzi, które ułatwią Ci pracę.
Posiadanie sprawdzonych narzędzi zdecydowanie ułatwia pracę. Dlatego specjalnie dla menedżerów placówek medycznych przygotowaliśmy gotowe szablony najważniejszych raportów w Excel, które możesz dowolnie wykorzystać. Skorzystaj z naszych podpowiedzi i ułatw sobie pracę!
7 bezpłatnych szablonów Microsoft Excel, które ułatwią Ci zarządzanie placówką medyczną:
- Szablon nieodebranych połączeń
- Mapa podróży pacjenta i persony
- Pakiet 3 szablonów marketingowych:
- Budżet marketingowy miesięczny i kwartalny
- Raporty marketingowe: zasięg kampanii, odwiedziny, pacjenci
- Kalendarz publikacji wpisów w mediach społecznościowych
- Kalendarz publikacji postów na blogu
- Kalkulator ROI (zwrotu z inwestycji)
Co znajdziesz w szablonach dla placówek medycznych i jak z nich korzystać?
Poniżej opisuję pokrótce zawartość każdego szablonu i sposób jego wykorzystania. Pamiętaj, ze podane dane są jedynie przykładem, i, aby uzyskać wiarygodny wynik, wypełnij każdy z szablonów danymi właściwymi dla swojej placówki medycznej.
1. Zredukuj liczbę nieodebranych połączeń korzystając z rejestru
Według badań przeprowadzonych przez ZnanyLekarz, aż 44% pierwszych prób połączeń kończy się niepowodzeniem. Te same badania wykazały, że 34% pacjentów dzwoni w celu umówienia wizyty, podczas gdy aż 60% z nich rezygnuje z prób kontaktu po raz kolejny. Dla placówki medycznej oznacza to utratę pacjenta. Mówiąc wprost: nieodebrane połączenia to mniej pacjentów u ciebie, a więcej u konkurencji. Inne szkody, które mogą spowodować nieodebrane połączenia, to:
- niska lojalność pacjentów,
- opóźnienia, brak organizacji lub mniejsza efektywność pracy rejestracji,
- mała wiarygodność marki instytucji, czyli po prostu szkody wizerunkowe, przekładające się na mniejszą ilość pacjentów,
- niezadowolenie z doświadczenia pacjenta,
- zmniejszona rentowność placówki.
Dobra wiadomość jest tak, że nieodebrane połączenia to stara, której możesz uniknąć, np. wdrażając system wsparcia telefonicznej rejestracji ZnanyLekarz Phone.
Zanim przejdziesz do działania, zacznij od oceny sytuacji. Aby ułatwić Ci to zadanie, zespół ekspertów ZnanyLekarz Phone przygotował darmowy szablon “Rejestr nieodebranych połączeń".
Dzięki niemu możesz uzyskać pełną i bezpłatną diagnozę. Dowiesz się, ile przychodu tracisz z powodu nieodebranych połączeń, a także uzyskasz bardziej dogłębną analizę zarządzania telefonem.
👉 Pobierz szablon Rejestr nieodebranych połączeń
2. Zbuduj własną ścieżkę pacjenta i persony
Jak cyfrowa podróż pacjenta może wyglądać w Twojej praktyce? Zaprojektuj własną ścieżkę pacjenta, korzystając z bezpłatnego szablonu, przygotowanego przez ekspertów ZnanyLekarz. 👇
Mapa podróży pacjenta nie tylko pomoże Ci postawić się w sytuacji swoich pacjentów, ale umożliwi też wprowadzenie zmian, aby poprawić wszystkie te aspekty swojej placówki, które mogą wyróżnić Cię na tle konkurencji.
Jak zacząć Tworzyć mapę podróży pacjenta? Pobierz nasz szablon, aby stworzyć personę pacjenta. Zawiera on gotowy przykład, dzięki któremu z łatwością stworzysz własne persony.
Postępując zgodnie z instrukcjami zawartymi w szablonie, będziesz w stanie stworzyć personę pacjenta, a na na tej podstawie 🗺️ mapę podróży pacjenta, która pokazuje główne punkty styczności, możliwe ryzyka lub decyzje pacjenta podczas jego relacji z placówką.
Szablon pozwoli Ci na:
☑️ zrozumienie potrzeb Twoich pacjentów,
☑️ stworzenie Profilu Pacjenta,
☑️ stworzenie mapy podróży pacjenta w oparciu o doświadczenie i analizę.
Wypełnij szablon zgodnie ze wskazówkami. Dzięki temu łatwo stworzysz personę, czyli "wzór" pacjenta i lepiej zrozumiesz jego potrzeby. Karta ze ścieżką pozwoli Ci na przypisanie i uporządkowane działań oraz narzędzi pomocnych na każdym etapie ścieżki pacjenta do Twojej placówki.
👉 Pobierz bezpłatnie szablon Mapa podróży pacjenta
3. Zaplanuj skuteczne działania marketingowe placówki z pakietem 5 szablonów marketingowych
3.1 Budżet marketingowy (miesięczny lub kwartalny)
Budżet jest kluczowym elementem większości planów marketingowych. Ważne jest precyzyjne planowanie wydatków, monitorowanie ich realizacji i prognozowanie ewentualnych zmian. Nasz szablon pomoże Ci w zaplanowaniu wydatków marketingowych oraz porównaniu ich z rzeczywistymi kosztami, co umożliwi Ci łatwe zarządzanie budżetem. Masz do wyboru dwa arkusze: jeden podzielony na miesiące, drugi na kwartały. Wystarczy, że wpiszesz odpowiednie dane liczbowe dotyczące Twojej placówki.
3.2 Kalendarz publikacji wpisów w mediach społecznościowych
W kampaniach prowadzonych w mediach społecznościowych ważna jest regularność, konsekwencja i cykliczność. Dodatkowo to, co publikujemy, musi być ciekawe i przemyślane, a nie przygotowywane w ostatniej chwili. Dlatego warto skrupulatnie planować posty - zarówno jeśli sami zajmujemy się publikacjami na Facebooku czy G+, jak i w sytuacji, gdy komuś je zlecamy.
Proponujemy miesięczny plan publikacji z podziałem na kategorie tematyczne i kanały (np. Facebook, Instagram, LinkedIn). W oddzielnych zakładkach znajdziesz także plan zawartości oraz ogólny harmonogram. Dokument w formacie Excel możesz udostępnić w intranecie, albo też skopiować na Google Docs i pracować na nim razem z agencją marketingową czy podwykonawcą. Dzięki temu prowadzone działania będą wpisywane na bieżąco, a Ty będziesz mieć kontrolę nad publikowanymi treściami.
KOMUNIKACJA Z PACJENTAMI W SOCIAL MEDIACH🔖 Przeczytaj też poradnik Komunikacja z pacjentami w social mediach i dowiedz się jak:
- prawidłowo budować strategię komunikacji w social mediach,
- tworzyć angażujące treści do dzielenia się z odbiorcami,
- wybrać najlepsze platformy społecznościowe dla branży medycznej.
3.3 Planowanie postów na blogu
Podobnie jak w przypadku wpisów w mediach społecznościowych, również posty publikowane na blogu placówki medycznej, czy w jej mediach społecznościowych, powinny być przemyślane i zaplanowane z odpowiednim wyprzedzeniem.
Posiadanie dobrego planu postów ułatwi pracę i pozwoli na systematyczne publikowanie wartościowych treści dla pacjentów. Proponowany szablon tabeli zawiera miejsce na datę, autora, temat, słowa kluczowe, grupę docelową i CTA (ang. call to action, wezwanie czytelnika do konkretnego działania, np. wejścia na stronę z cennikiem lub pobrania materiału).
Dzięki kolorowym oznaczeniom można łatwo wyróżnić posty, które są w planie, w realizacji lub zostały już opublikowane.
3.4 Raporty marketingowe: zasięg kampanii, odwiedziny, pacjenci
Jako menedżer placówki medycznej wiesz, że prowadzenie działań marketingowych jest nieodzowne. Aby osiągnąć zamierzone cele, ważne jest monitorowanie skuteczności działań oraz śledzenie ich efektów. Optymalizacja prowadzonych działań i kontrola budżetu to podstawa. Dlatego przedstawiamy praktyczne i łatwe w edycji raporty, które pomogą Ci w monitorowaniu działań i zaprezentowaniu ich wyników.
W proponowanym przez nas szablonie znajdziesz najważniejsze parametry, które warto śledzić, prowadząc działania w Internecie i nie tylko:
- zasięg kampanii (do ilu potencjalnych pacjentów dociera przekaz promocyjny),
- odwiedziny (ilu unikalnych użytkowników reaguje na przekaz promocyjny i odwiedza stronę czy profil placówki albo angażuje się na Facebooku),
- pacjenci (ilu pacjentów udaje się pozyskać z danego źródła),
- współczynnik konwersji (które kanały promocji przynoszą najlepszy efekt).
Jak korzystać z szablonu Raporty marketingowe: zasięg kampanii, odwiedziny, pacjenci? Wystarczy wypisać prowadzone działania w pierwszej kolumnie każdego z arkuszy i co miesiąc wpisywać uzyskane efekty (zasięg, odwiedziny, pacjenci). Podsumowania, wykresy oraz dane z arkusza ze współczynnikiem konwersji zostaną uzupełnione automatycznie. Dzięki czytelnym wykresom w prosty sposób przenalizujesz efekty prowadzonych działań, a w razie potrzeby będziesz mógł je zaprezentować w czytelny sposób - na przykład kopiując do prezentacji Power Point.
3.5 Kalkulator ROI działań marketingowych placówki medycznej
Czym jest ROI? ROI (ang. zwrot z inwestycji) to kluczowy wskaźnik efektywności działań marketingowych, pozwalający określić, które z nich są opłacalne i przynoszą zamierzone korzyści w porównaniu do poniesionych kosztów.
Jak obliczyć ROI? Najpierw należy określić przychód z działań marketingowych i odjąć od niego koszt tych działań. Następnie wynik należy podzielić przez koszt działań i pomnożyć przez 100. Na przykład, jeśli wydaliśmy 100 zł, a zarobiliśmy 65 zł, ROI wynosi 65%.
Jak interpretować wyniki ROI? ROI poniżej 100% oznacza, że działania są nierentowne, czyli wydajemy więcej, niż zyskujemy. ROI powyżej 100% oznacza, że działania są rentowne. Im wyższy ROI, tym bardziej opłacalny kanał promocji.
Proponowany szablon zawiera automatyczne reguły, które pozwolą Ci obliczyć zwrot z inwestycji każdej kampanii lub medium, które wykorzystujesz do promocji placówki (zarówno online, jak i offline). Na czerwono zaznaczone będą działania nierentowne, a na zielono - te przynoszące dochody.
