Organizacja pracy placówki w okresie wakacyjnym bywa sporym wyzwaniem dla managerów placówek. Nie jest to jednak zadanie niewykonalne! Potrzeba trochę chęci, pomocy oraz… odpowiednich narzędzi. Pokażemy Ci jak wykorzystać funkcje systemu medycznego dla placówki, aby zapewnić ciągłość działania i optymalizować pracę.
Wakacje to idealny czas na błogie leniuchowanie, delektowanie się ulubioną lekturą w cieniu palm i relaks. Każdy zasługuje na chwilę wytchnienia, zarówno dla ciała, jak i umysłu. Czas urlopów oznacza jednak "dziury" w grafikach specjalistów i mniejszą dostępność personelu niemedycznego. Może oznaczać również zwiększoną ilość nieobecności pacjentów podczas wizyt. Jednak można temu zaradzić.
Jak zadbać o spokojny wypoczynek swój i personelu, jednocześnie zapewniając, że wszystkie obowiązki są zrealizowane, pacjenci są odpowiednio zaopiekowani, a placówka działa sprawnie?
Oto kilka prostych działań i narzędzi, dzięki którym zoptymalizujesz pracę placówki, a personel odpocznie w spokoju - wszystkie szerzej omawiam w dalszej części artykułu:
- Włącz rejestrację online i
- uaktualnij kalendarze online poszczególnych specjalistów.
- Włącz powiadomienia SMS/e-mail.
- Wyślij informację o nieobecności poszczególnych specjalistów do stałych pacjentów.
- Wykorzystaj ZnanyLekarz Phone - telefoniczną rejestrację pacjentów.
- Zachęć pacjentów do korzystania z czata.
- Uruchom konsultacje online.
- Jeśli poszczególni specjaliści mają na czas urlopu zastępstwo, choćby w zakresie rejestracji, zadbaj o ich dostęp do wszystkich niezbędnych informacji.
- Upewnij się, że specjaliści mają dostęp do aplikacji mobilnej ZnanyLekarz.
Organizacja pracy w placówce medycznej w sezonie wakacyjnym - zaplanuj to!
Jeśli chcesz zapewnić placówce efektywne funkcjonowanie także w okresie urlopowym, a lekarzom i specjalistom choć kilka dni wypoczynku, po prostu – zaplanuj to. Zadbaj też o to, aby pacjenci mieli aktualne informacje - nawet jeśli zapisali się na wizyty z dużym wyprzedzeniem. Jak to robić?
Lista narzędzi, które warto przygotować przed urlopem zaczyna się od...aktualizacji kalendarzy online!
Na początek: uruchom rejestrację online
Obok rejestracji telefonicznej, zaproponuj rejestrację online. Aż 43% pacjentów woli rejestrować się online na wizytę. Co roku ich liczba rośnie (ma to związek z innymi usługami coraz bardziej dostępnymi online, medycyna nie może zostawać z tyłu). Jeśli korzystasz już z tej formy, to przejdź do kolejnego kroku i...
Ustaw zaplanowane nieobecności w kalendarzach specjalistów
To pierwszy i najłatwiejszy sposób na to, aby kalendarz był aktualny i czytelny dla pacjentów. Przed wakacjami warto upewnić się, że wszystkie planowane nieobecności (np. urlopy, wyjazdy służbowe, itp.) zostały dodane do kalendarzy specjalistów na ZnanyLekarz.pl.
Pacjenci zwracają uwagę na to, że w okresie wakacyjnym terminy wybranych specjalistów nie są aktualne. Zadbaj o to, aby wakacyjne grafiki lekarzy i specjalistów zostały uzupełnione - ustaw odpowiednie daty w kalendarzu online. Dzięki temu zyskasz pewność, że w terminie wakacji nie ma żadnych zaplanowanych wizyt.
Unikniesz też odwoływania wizyt, czy w efekcie nawet utraty pacjentów. Co więcej, dzięki możliwości rejestracji online, pacjenci będą mogli samodzielnie zarejestrować się na wizytę w dogodnym dla nich terminie. Zupełnie bez angażowania personelu placówki.
Daj znać pacjentom
Lekarz wybiera się na urlop? Placówka będzie zamknięta w jakimś terminie? Możesz wysłać powiadomienia do swoich stałych pacjentów, np. korzystając z powiadomień SMS / email od ZnanyLekarz (tych samych dzięki którym pacjenci dostają przypomnienia o wizycie).
Do wyboru masz gotowe szablony, więc samo przygotowanie i wysyłka wiadomości zajmie Ci dosłownie chwilę. Nie zapomnij dodać do nich linku do rejestracji online, aby pacjenci zawczasu mogli zarezerwować odpowiadający im termin.
Zautomatyzuj komunikację z pacjentami
Chcesz efektywniej komunikować się z pacjentami? Zautomatyzuj komunikację! Obok wysyłania automatycznych przypomnień o wizycie, SMS-y i e-maile możesz wykorzystać także, aby informować pacjentów o zmianach, a także umożliwić im wygodną zmianę terminu - dokładnie tym samym kanałem komunikacji.
Być może zauważasz też w okresie wakacyjnym zwiększoną ilość nieobecności pacjentów podczas wizyt? Rozwiązaniem jest tutaj wykorzystanie technologii: jeśli pacjent zapomniał o odległym terminie i wybiera się na urlop, to dzięki wiadomości SMS / e-mail może łatwo i szybko zmienić termin lub odwołać wizytę, nie blokując tym samym terminu.
Zadbaj, aby telefon nie pozostał bez odpowiedzi
Głuchy telefon? Na pewno nie chcesz pozostawić pacjentów bez kontaktu. Narzędziem dedykowanym placówkom medycznym, które zapewni sprawną obsługę telefoniczną, jest ZnanyLekarz Phone. Umożliwia on bieżącą obsługę połączeń, dzięki funkcji identyfikacji dzwoniących numerów i przypomnieniom, do kogo należy oddzwonić. Co więcej, jeśli placówka korzysta z Systemu od ZnanyLekarz, każdy pacjent, który się nie dodzwoni, automatycznie otrzyma SMS z linkiem do internetowej rezerwacji wizyty. W ten sposób zwiększy się szansa, że pacjent skorzysta z usług właśnie twojej placówki.
Dzięki ZnanyLekarz Phone rejestracja może pracować zdalnie
💡Ze ZnanyLekarz Phone można korzystać z dowolnego komputera, a dostępne rodzaje stanowisk pozwolą dobrać takie odpowiadające wymaganiom zdalnej rejestracji.
Wiele placówek korzysta z takiego rozwiązania w okresach między dniami wolnymi (np. w majówkę). Dzięki wirtualnej centrali VoIP nie tracą połączeń i potencjalnych pacjentów.
Uruchom konsultacje online
Rozważ wzbogacenie oferty swojej placówki medycznej o konsultacje online. Rozwój telemedycyny to jeden z najważniejszych trendów w dziedzinie usług medycznych. Telemedycyna nie tylko ułatwia komunikację z pacjentami, ale także poszerza możliwości placówki medycznej i zwiększa dostępność do usług, znosząc bariery geograficzne.
Dodatkowo, dzięki wykorzystaniu aplikacji mobilnych, takie teleporady, czy wizyty online mogą odbywać się w zasadzie z dowolnego miejsca na świecie! To daje unikalną możliwość na “pozostanie w kontakcie” z pacjentami, nawet w przypadku bardzo nagłych sytuacji. Co więcej: ❗ aż 80% pacjentów uważa, że nie ma znaczącej różnicy między konsultacją online a zwykłą wizytą w gabinecie. Wypełnij formularz, aby sprawdzić możliwości konsultacji online!
Jak zredukować nieobecności pacjentów podczas wizyt w okresie wakacyjnym?
💡Wysyłaj wiadomości SMS - e-mail z przypomnieniami o wizytach.
Jeśli pacjent zapomniał o swoim zaplanowanym terminie wizyty i planuje wyjazd na urlop, to za pośrednictwem wiadomości SMS / e-mail może wygodnie i szybko zmienić termin lub odwołać wizytę, nie wpływając negatywnie na dostępność terminów dla innych pacjentów.
💡Udostępnij konsultacje online
Konsultacje online to narzędzie, z którego także pacjenci mogą wygodnie korzystać podczas swoich wakacji - ponownie dzięki aplikacji mobilnej, dostępnej również dla pacjentów. Dzięki temu nie przepadną im umówione wcześniej wizyty, a ty zredukujesz liczbę nieobecności pacjentów w okresie wakacyjnym.
Zachęć pacjentów do korzystania z czata
Pacjent dzwoni jednak...czy musi? Średnio 3 na 4 telefony do placówek dotyczą umówienia wizyty, zmiany jej terminu lub odwołania. Co czwarty pacjent dzwoni…zapytać o lokalizację.
Na te pytania nie musi odpowiadać lekarz, ani nawet recepcja. Istnieją proste sposoby, aby to ograniczyć.
Wspomniane już wcześniej powiadomienia i przypomnienia SMS. Kolejne doskonale narzędzie to czat - zamiast dzwonić, mogą skorzystać z czata. Jeśli dodasz do niego sekcję najczęstsze pytania, np. "Jak dojechać" i odpowiedzi, to będzie to doskonałe miejsce do przekierowania ruchu!
Podobnie, jak nie zawsze pacjent musi dzwonić, tak nie zawsze konieczna jest wizyta osobista. Jeśli twoja placówka i pracujący w niej lekarze korzystają z rozwiązania od ZnanyLekarz, to dodatkowo, np. używając Czatu, pacjenci mogą poprosić swojego lekarza o wystawienie recepty na czas nieobecności.
Narzędzia umożliwiającym kontakt z pacjentem przed i po wizycie, takie jak wspomniane wcześniej SMS-y, emaile i czat, pomagają im lepiej przygotować się na wizytę lekarską - a co za tym idzie uniknąć zaskoczeń i nieprzyjemnych niespodzianek. To również korzyść dla specjalisty. Narzędzia te pozwalają na zebranie skutecznego wywiadu i rozwianie wszelkich wątpliwości pacjenta już przed wizytą, co oszczędza czas i sprawia, że sama wizyta przebiega sprawniej.
💡 Sprawdź, jak funkcja czatu ZnanyLekarz może pomóc Ci w komunikacji z pacjentami.
Zadbaj też o dostęp do danych
Jak wiele ważnych i cennych informacji odnośnie wizyt i pacjentów specjaliści i lekarze przechowują w swojej głowie? Czy w razie zastępstwa inny specjalista będzie w stanie odtworzyć wszelkie niezbędne dane?
Świetny rozwiązaniem jest tutaj wykorzystanie Systemu medycznego, do którego w razie potrzeby mogą mieć dostęp różni specjaliści lub pracownicy gabinetu i placówki. Co więcej, zostaje zachowana ciągłość prowadzenia karty pacjenta, można zawsze łatwo i wygodnie przejrzeć wszelkie informacje. Jeśli korzystasz z kalendarza ZnanyLekarz, ten punkt masz już odhaczony i nie musisz się martwić o bezpieczeństwo danych.
W nagłych wypadkach warto mieć placówkę i gabinet pod ręką
Zdarza się, że mimo urlopu sytuacja jest na tyle pilna, że wymaga kontaktu. Istotne, aby w tym momencie wszystkie niezbędne informacje dotyczące pacjenta były pod ręką. I tu świetna informacja – dzięki aplikacji mobilnej specjalista może mieć gabinet zawsze pod ręką. Również manager ma dostęp do istotnych informacji. Dzięki aplikacji medycznej ZnanyLekarz na telefon specjalista może:
- zarządzać grafikiem wizyt, w tym edytować wizyty już umówione,
- przeglądać dane pacjentów - ma także dostęp do pełnej historii,
- komunikować się z pacjentami. W tym także
- przeprowadzić konsultacje online.
👉 Poznaj wszystkie funkcje aplikacji mobilnej ZnanyLekarz dla profesjonalistów.
Podsumowując: zawsze może wydarzyć się coś nieprzewidzianego. Jednak możesz się na to przygotować. Wystarczy telefon i aplikacja mobilna, którą skonfigurujesz w kilku prostych krokach. Sama aplikacja jest bezpłatna, czyli znowu – płacisz za ZnanyLekarz i cieszysz się wszystkimi korzyściami - od intuicyjnego systemu, przez zarządzanie wizytami i rejestrację online, wystawianie e-Recept i e-Skierowań, łatwe i wygodne zbieranie opinii, po aplikację mobilną, konsultacje online czy telefoniczną rejestrację.
Organizacja pracy w placówce medycznej w sezonie urlopowym – podsumowanie
Każdemu należy się odpoczynek i wytchnienie. Jest to zdrowa praktyka, która pozwala nam odświeżyć myślenie, rozładować stres i wrócić do pracy wypoczętymi i gotowymi na nowe wyzwania. A narzędzia są po to, żeby wspomagać – w efektywnej organizacji pracy – jak i umożliwić niezbędny odpoczynek.
Nie korzystasz jeszcze z systemu ZnanyLekarz?
Będzie nam miło jeśli, wzorem ponad 60000 specjalistów i klinik, zaufasz ZnanyLekarz Pro.
Aplikacja mobilna, powiadomienia SMS i e-mail, kalendarz wizyt online z możliwością zaznaczenia niedostępności, konsultacje online...to tylko część rozwiązań, jakie oferuje ZnanyLekarz Pro. Poznaj wszystkie funkcjonalności i korzyści rozwiązań dla placówek od ZnanyLekarz i zapewnij efektywną pracę w swojej klinice - nie tylko w okresie wakacyjnym. 🙂
Współpracujesz ze ZnanyLekarz?
Cieszymy się i już teraz życzymy dobrego wypoczynku! Nie zapomnij przede wszystkim o aktualizacji kalendarzy online specjalistów, uruchomieniu dla pacjentów kalendarza z terminami "w przód" oraz wsparciu placówki systemem VOIP.
Chcesz wiedzieć więcej o narzędziach i sposobach na efektywne zarządzanie placówką medyczną i organizację pracy, nie tylko w sezonie wakacyjnym? Sprawdź nasz bezpłatny e-book. 👇
