Kasy fiskalne są obowiązkowe dla lekarzy i lekarzy dentystów prowadzących prywatną praktykę od momentu świadczenia pierwszej usługi. Do ostatniego dnia czerwca 2021 r. urządzenia fiskalne w gabinetach medycznych należy obligatoryjnie wymienić na tzw. kasy online, które w sposób automatyczny przesyłają dane do Ministerstwa Finansów.
Jak wybrać kasę fiskalną online? Oto 7 wskazówek:
Kasa online to niestety obowiązkowy wydatek. Jak sprawić, aby stał się on nie obciążeniem, a inwestycją, która wpłynie na komfort pracy, ograniczy ilość obowiązków i koszty? Zapytaliśmy o to ekspertów z firmy iPOS, którzy podzielili się wskazówkami.
1. Internet dla kasy online
Kasa rejestrująca połączona z fiskusem do prawidłowego działania potrzebuje dostępu do internetu. Przepisy wskazują, że za jego zapewnienie odpowiada przedsiębiorca, czyli w tym przypadku właściciel praktyki lekarskiej. To dodatkowe koszty, na które składa się abonament dla dostawcy internetu lub za kartę SIM. Niektóre modele kas online wymagają nawet, aby dokupić do nich specjalny modem. Tego typu kasa staje się droga w utrzymaniu.
Warto o tę kwestię dopytać swojego dostawcę kasy fiskalnej i wybrać urządzenie fiskalne z wbudowaną łącznością bez dopłat na zawsze. Dzięki temu nie trzeba martwić się o internet dla kasy online.
2. Wystawianie faktur
Zdarza się, że pacjent prosi o wystawienie faktury VAT. W takich sytuacjach wielu lekarzy wypisuje je ręcznie na bloczku lub w innym terminie dostarcza klientowi dokument wystawiony w zewnętrznym systemie księgowym.
Wybierając kasę rejestrującą online, która ma funkcję wystawiania faktury, można znacznie przyspieszyć i uprościć formalności. Wystarczy wpisać NIP klienta, dane zostaną zaciągnięte automatycznie z bazy REGON, a urządzenie wykona wydruk dokumentu w dwóch egzemplarzach.
3. Przypomnienie o raporcie dobowym
Jednym z obowiązków posiadacza kasy fiskalnej jest generowanie raportów dobowych. Wydruk należy wykonać na koniec dnia, w którym została wykonana jakakolwiek sprzedaż. W natłoku obowiązków medykom zdarza się o tym zapominać, a z tym mogą się wiązać kłopoty księgowe. Nowoczesne kasy online mają funkcję przypominania o raporcie dobowym, która niweluje ten problem.
4. Współpraca z terminalem płatniczym
Terminal nie tylko podnosi prestiż gabinetu lub placówki, ale przede wszystkim wpływa pozytywnie na obroty. Pacjent, którego nie ogranicza ilość posiadanej przy sobie gotówki, będzie skłonny skorzystać z dodatkowej usługi oraz chętniej dokupi produkt medyczny dostępny w witrynie.
Zwykła kasa fiskalna online nie przyjmie jednak płatności kartą - do tego potrzebny jest terminal płatniczy, który dotychczas oferowany był w dzierżawie.
Kosztów miesięcznej dzierżawy można uniknąć wybierając kasoterminal, czyli kasę online i terminal w jednym. Przy zakupie tego urządzenia terminal otrzymuje się na własność, dlatego nie trzeba płacić kosztów dzierżawy, co daje oszczędność rzędu 3000 zł w skali kilku lat. W tej opcji za wszystko odpowiada jeden dostawca, dzięki czemu lekarz ma mniej formalności i obowiązków.
Chcesz oszczędzać czas i pieniądze w codziennej pracy?
Dowiedz się, jak sprytnie i wygodnie zarządzać gabinetem:
5. Łatwość obsługi i integracja z oprogramowaniem do zarządzania gabinetem
Istotą pracy lekarza nie jest wystawianie paragonów. To tylko czynność formalna, która powinna odbyć się szybko i sprawnie. Warto postawić na kasę online, która jest zintegrowana z oprogramowaniem do zarządzania gabinetem i wizytami, co znacznie usprawnia proces płatności i obsługi.
Taką funkcję przygotował ZnanyLekarz we współpracy z producentem kasoterminali iPOS, które spełniają wymogi kas online. Specjaliście posiadającemu system ZnanyLekarz wystarczy kilka kliknięć, aby rozliczyć wizytę. Z poziomu kalendarza w Systemie zarządzania wizytami należy wybrać, za jakie usługi płaci klient oraz podać ich kwotę. Transakcja zostanie przekazana do urządzenia fiskalnego. Wystarczy ją tylko potwierdzić i przyjąć płatność od pacjenta.
Integracja ułatwia pracę nie tylko lekarzom prowadzącym indywidualne praktyki, ale i placówkom. W przychodniach rozliczeniem z pacjentami zajmuje się zazwyczaj recepcja. Dzięki integracji lekarz, nie ruszając się z gabinetu, może łatwo przekazać informację o płatności do pracownika zajmującego się finalizowaniem transakcji.
6. Recepta i dawkowanie leków na paragonie
Większość kas rejestrujących w branży medycznej służy jedynie do wystawiania paragonów i nie oferuje funkcjonalności użytecznych dla lekarza i pacjenta. Ten stan rzeczy zmienią kasoterminale współpracujące z Systemem od ZnanyLekarz. Już wkrótce oprócz dowodu zakupu wydrukują one także kod e-recepty, informację o dawkowaniu leków i zaleceniach. Dodatkowo kopia rachunku zostanie wysłana na adres mailowy pacjenta, który dokonał rezerwacji przez portal. Wprowadzenie tych funkcji planowane jest w trzecim kwartale 2021 roku i stanowi kolejny etap integracji ZnanegoLekarza z iPOS. Nowe funkcje będą dostępne dla posiadaczy oprogramowania medycznego ZnanyLekarz.
7. Ograniczenie formalności
Kasy online zostały zaprojektowane tak, aby automatycznie przekazywać informacje do fiskusa. Większość z nich nie potrafi jednak wysłać zestawień o sprzedaży do właściciela gabinetu medycznego lub księgowości. Dlatego warto dopytać sprzedawcę kasy fiskalnej o rozwiązanie fiskalne, które:
- wyśle raporty o sprzedaży np. na telefon czy laptopa osoby prowadzącej gabinet
- daje możliwość udostępnienia księgowości danych online, co znacznie usprawnia proces rozliczeń i pozwala zaoszczędzić czas.
Kasa online inwestycją, a nie kosztem?
Przy okazji wymiany kas fiskalnych można zaopatrzyć się w nowoczesne narzędzie, które nie tylko pozwoli spełnić formalne obowiązki, ale przede wszystkimi wpłynie na jakość obsługi pacjenta oraz zniweluje czynności związane z biurokracją.
Masz pytania o system medyczny ZnanyLekarz i integrację z kasami fiskalnymi online?
Skontaktuj się z naszym ekspertem:
💡 A jeśli szukasz więcej informacji, pobierz bezpłatny poradnik, w którym ekspert odpowiada na 37 pytań o kasy fiskalne online.
