Zakupy, umawianie wizyty do fryzjera, rezerwacja hotelu – większość spraw załatwiamy dziś przez internet, często późnym wieczorem albo w weekend. Ochrona zdrowia nie jest tu żadnym wyjątkiem.
Kalendarz online nie zastępuje tradycyjnej rejestracji, ale ją uzupełnia i odpowiada na potrzeby wielu użytkowników. Co więcej, brak tego rozwiązania to realne ryzyko: jeśli pacjent nie może zapisać się do Ciebie online, z dużym prawdopodobieństwem zrobi to u innego specjalisty w Twoim mieście, który taką rejestrację posiada. W ten sposób możesz tracić pacjentów jeszcze zanim umówią się na wizytę.
To narzędzie, dzięki któremu pacjent samodzielnie wybiera termin i rezerwuje wizytę – bez dzwonienia, bez czekania, bez wychodzenia z domu.
Skoro 9 na 10 pacjentów szuka informacji zdrowotnych w sieci, możliwość umówienia się tam, gdzie już i tak przebywają, staje się czymś oczywistym. Dla wielu gabinetów to też realna przewaga – nie wszyscy konkurenci już to oferują.
Przede wszystkim ze względu na wygodę. Wizytę można zarezerwować o 22:00, bez czekania na otwarcie gabinetu i długiej rozmowy telefonicznej. Pacjent może spokojnie przeglądać dostępnych specjalistów i wolne terminy, a następnie wybrać odpowiednią dla siebie opcję.
7 głównych zalet oferowania rezerwacji online
Twój gabinet pracuje dla Ciebie 24/7
Dzięki kalendarzowi online pacjenci umawiają wizyty nawet wtedy, gdy rejestracja jest już zamknięta. Aż 46% rezerwacji odbywa się poza standardowymi godzinami pracy. Dzięki rejestracji online nie tracisz szansy na nowych pacjentów tylko dlatego, że w danej chwili nikt nie odebrał telefonu.
Mniej telefonów, krótsza ścieżka dla pacjenta
Zapis online oszczędza pacjentowi dzwonienia, czekania na połączenie i tłumaczenia, o jakie dni i godziny mu odpowiadają. Cały proces – od znalezienia specjalisty w wyszukiwarce po potwierdzenie terminu – odbywa się w jednym miejscu. Znika też ryzyko, że pacjent zapisze sobie numer, a potem po prostu zapomni zadzwonić.
Lepsze pierwsze wrażenie i większa wiarygodność
Papierowe notesy z grafikami lekarzy odchodzą w przeszłość. Miliony pacjentów szukają specjalistów przez internet i traktują sprawnie działający kalendarz online jako znak, że gabinet jest dobrze zorganizowany i szanuje ich czas. Widok wolnych terminów i możliwość natychmiastowej rezerwacji budują wiarygodność jeszcze przed pierwszą wizytą.
Wszystkie dane w jednym miejscu
Nowoczesne systemy takie jak ZnanyLekarz integrują grafik całego gabinetu i działają też na urządzeniach mobilnych. Cały zespół ma wgląd w aktualny harmonogram, a zarządzanie wizytami jest możliwe w czasie rzeczywistym, niezależnie od tego, gdzie akurat jesteś.
Mniej odwołanych i ‘zapomnianych’ wizyt
System rezerwacji online automatycznie wysyła potwierdzenia i przypomnienia – mailem lub SMS-em Szacuje się, że dzięki tym powiadomieniom można uniknąć nawet 65% nieobecności.
Żadnych podwójnych rezerwacji i pomyłek
System automatycznie blokuje zajęte terminy, więc dwie osoby nie mogą zostać zapisane na tę samą godzinę. Znikają też błędy w nazwiskach czy datach, które przy ręcznym zapisywaniu zdarzają się nawet najbardziej uważnym.
Powracający pacjenci
Wygodny i intuicyjny proces rezerwacji to pierwszy sygnał dla pacjenta, że w Twoim gabinecie szanuje się jego czas i potrzeby. Ten wysoki standard obsługi – od momentu kliknięcia w grafik aż po wyjście z gabinetu – tworzy poczucie pełnego zaopiekowania. Dzięki temu pacjenci są bardziej zadowoleni i chętnie wracają na kolejne wizyty.
Sam kalendarz online nie wystarczy – trzeba jeszcze zadbać o to, żeby pacjenci wiedzieli, że istnieje i korzystali z niego. Oto pięć sprawdzonych sposobów:
Poinformuj swój zespół
Zacznij od tego, żeby rejestracja wiedziała o nowej możliwości i aktywnie informowała o niej pacjentów. To oni najczęściej mają kontakt z osobami dzwoniącymi po raz pierwszy i mogą od razu zaproponować zapis online jako wygodniejszą alternatywę.
Powiedz o tym pacjentom po wizycie
Kończąc konsultację, warto wspomnieć, że kolejną wizytę można umówić samodzielnie przez internet, o dowolnej porze. Większość pacjentów przyjmie tę informację z zadowoleniem i ulgą.
Zadbaj o widoczność w sieci
Link do rezerwacji powinien być dobrze widoczny na stronie internetowej gabinetu i w mediach społecznościowych. Warto też zadbać o aktualny profil na portalu ZnanyLekarz – miliony pacjentów szukają tam specjalisty i od razu chcą umówić wizytę, nie przechodząc do innych kanałów.
Zaktualizuj materiały w gabinecie
Kod QR prowadzący do kalendarza to prosty i skuteczny pomysł – można go umieścić na wizytówkach, w recepcji, przy wejściu, a nawet przy ekspresie do kawy w poczekalni. Warto też dodać informację o zapisach online na ulotkach.
Myśl nieszablonowo
Możesz na przykład zaproponować drobny rabat pacjentom, którzy sami umówią wizytę przez internet. To zachęta do zmiany nawyku, a przy okazji realne odciążenie rejestracji. Pamiętaj tylko, żeby wszelkie działania promocyjne były zgodne z obowiązującymi zasadami etyki zawodowej i przepisami dotyczącymi reklamy usług medycznych.
Rezerwacja online to dziś po prostu standard – pacjenci tego oczekują, a gabinety, które to oferują, mają realną przewagę nad tymi, które jeszcze tego nie wdrożyli. Pamiętaj, że każdy pacjent, który nie znajdzie u Ciebie opcji zapisu online, to potencjalny pacjent, który zasili grafik Twojej konkurencji.