Efektywne zarządzanie kalendarzem wizyt to klucz do stabilnych przychodów i zadowolenia pacjentów. Poznaj sprawdzone sposoby, które pomogą Ci to osiągnąć.
Dobrze zorganizowany kalendarz wizyt jest fundamentem skutecznego zarządzania gabinetem lub placówką medyczną. Pozwala na płynne planowanie i realizację usług, minimalizując ryzyko wystąpienia przestojów i niespodziewanych przerw w pracy. Dzięki temu można lepiej wykorzystać czas pracy personelu oraz zapewnić pacjentom jak najlepszą opiekę.
Ponadto, kalendarz wizyt pomaga w utrzymaniu porządku i jasności w codziennej pracy. Personel jest świadomy swoich obowiązków i terminów, co zmniejsza stres i zwiększa efektywność. Wszystko to przekłada się na wyższą jakość usług, a co za tym idzie – na stabilne przychody.
Optymalizacja grafiku pracy personelu to kolejny kluczowy element skutecznego zarządzania kalendarzem wizyt. Ważne jest, aby grafik był elastyczny i dostosowany do potrzeb zarówno pacjentów, jak i personelu. Dzięki temu można uniknąć przeciążeń i wypalenia zawodowego, co z kolei wpływa na jakość świadczonych usług.
Warto również regularnie analizować obłożenie poszczególnych terminów i dostosowywać grafik w zależności od popytu i możliwości kadrowych. Przykład: kalendarz wizyt w systemie medycznym MyDr EDM daje możliwość zarządzania dostępnością lekarza oraz blokowanie terminów wizyt w przypadku urlopu lub innych zobowiązań. Dzięki temu, pacjenci będą mieli szybki i łatwy dostęp do terminów wizyt, a lekarz będzie mógł efektywniej planować swój grafik pracy.
Czy w Twoim miejscu pracy (gabinet, placówka) wciąż zdarza się, że pacjenci nie pojawiają się na wizytach lub odwołują je na ostatnią chwilę? A może co gorsza- zauważasz, że tracisz pacjentów, a konkurencja…nie. Jak temu zaradzić? Odwołania wizyt i nieobecności pacjentów to poważne wyzwanie. Jak pokazują badania, w zależności od specjalizacji liczba no-shows wynosi od kilkunastu, aż do blisko 40%!
Wykres przedstawia udział procentowy no-shows w ilości wizyt, wg specjalizacji lekarskiej. Źródło: SolutionReach
Nagłe okienka to nic innego jak strata potencjalnego przychodu, bo w miejsce nieodwołanej wizyty mogłaby się pojawić inna, która dojdzie do skutku. Zarówno nieobecności pacjentów podczas wizyt, jak i utrata pacjentów, czy też brak lub trudności w pozyskaniu nowych, to poważne zagrożenie dla rentowności w branży medycznej. W tym artykule podpowiemy Ci, jak prowadzić kalendarz wizyt, aby nie tracić potencjalnych przychodów.
Zacznijmy od przeanalizowania sytuacji: jakie mogą być powody tego, że pacjentów jest mniej, niż potrzeba, aby placówka, czy gabinet był efektywne kosztowo?
Cóż, przyczyn może być wiele. Od prozaicznych…jak to, że pacjent nie może się dodzwonić, bo np. chce umówić wizytę poza godzinami pracy, w dzień wolny lub linia jest zajęta.
Wg badań ZnanyLekarz.pl:
Podsumowują: pacjent, który się nie dodzwoni, to realna strata dla Twojego gabinetu lub placówki medycznej.
A co z pacjentami, którzy nie pojawiają się na umówionych wizytach?
Okazuje się, że jednym z najczęstszych powodów tego, że pacjenci nie stawiają się na wizytę jest fakt, że zapomnieli o terminie. Jak podaje Solutionreach , aż 36% pacjentów to takie “gapcie”. Dobra wiadomość jest taka, że łatwo możesz to zmienić. Co więcej, Twoi pacjenci to docenią! Co możesz zrobić?
Zacznij od przejścia do online i udostępnij pacjentom kalendarz wizyt oraz możliwość rejestracji przez Internet. W kolejnym kroku aktywuj powiadomienia i przypomnieniach o wizytach.
1. Nie tracisz pacjentów, którzy nie mogąc się dodzwonić wybiorą innego specjalistę lub placówkę.
2. Dajesz możliwość rejestracji na wizytę także poza godzinami pracy gabinetu lub placówki, w dni wolne, świąt, innymi słowy: w dowolnym momencie, kiedy tego potrzebują. Dzięki temu dbasz o pozytywne doświadczenia pacjentów, dając im wygodne rozwiązanie i zwiększasz dostępność do swoich usług.
Statystyki wskazują jednoznacznie::
3. Eliminujesz ryzyko błędu, czy braku danych. Dodawanie wizyt przez specjalistę/rejestrację placówki bezpośrednio do kalendarza na profilu to także najlepszy sposób na to, aby uniknąć zdublowanych wizyt, czyli umówionych np. w kalendarzu papierowym dla pacjenta Kowalskiego i w kalendarzu online samodzielnie przez Nowaka. Możesz uniknąć takich sytuacji – to naprawdę proste.
4. Efektywność. Mniej czynności - dzięki automatyzacji, lepsza organizacja i sumarycznie: wyższa efektywność. Tyle zyskujesz wdrażając kalendarz wizyt online.
5. Wygoda. Poza wspomnianą oszczędnością czasu i wzrostem efektywności codziennej pracy, niebagatelnym atutem jest także dostęp do pełnych informacji. Dzięki integracji z systemem medycznym MyDr EDM, kalendarz wizyt online może zawierać dodatkowe dane dotyczące pacjentów, takie jak historia wizyt czy wyniki badań. To pozwala personelowi medycznemu szybko zapoznać się z informacjami o pacjencie przed wizytą, co z kolei umożliwia lepsze przygotowanie się do konsultacji. Kalendarz online w systemie MyDr EDM to brak konieczności przeklikiwania się między systemami i integracja wszystkich danych wiązanych z pacjentem oraz przeprowadzeniem wizyty w jednym miejscu. Dzięki aplikacji mobilnej, masz dostęp do informacji nie tylko z poziomu komputera, więc wszystkie dane dotyczące pacjentów masz “pod ręką” zawsze, gdy tego potrzebujesz.
🔖 Przeczytaj też: Zwiększ efektywność codziennej pracy z Kalendarzem online MyDr EDM
Rejestracja na wizyty online to większa dostępność dla pacjentów i jednocześnie oszczędność czasu personelu medycznego: pacjenci mogą wygodnie rejestrować się sami, 24/7/365, a lekarze i specjaliści mogą skupić się na innych czynnościach.
Poznaj możliwości MyDr EDM
Jednak, aby kalendarz online spełniał swoją rolę, musi być aktualny!
Nie bez powodu przypominamy o tym tak często, jak to możliwe. To samonapędzająca się karuzela: Ty dodajesz wizyty pacjentów do kalendarza, który jest włączony na profilu w portalu pacjenckim MyDr, dzięki czemu pacjenci widzą aktualne terminy i mogą z nich skorzystać. W przypadku zmiany terminu lub odwołania, natychmiast zwalnia się on w kalendarzu online i czeka na inną osobę.
❗Obawiasz się fałszywych rejestracji? MyDr EDM w administrator może zdecydować, czy rejestracja online wymaga potwierdzenia - w ten sposób wyklucza się nieuczciwe działania konkurencji.
W dzisiejszym zabieganym świecie i pod presją czasu zdarza nam się zapominać o wizytach lub sprawach do załatwienia, szczególnie, jeśli jest ich wiele danego dnia. Powiadomienia przypominające o zbliżającej się wizycie mają znaczny wpływ na to, czy pacjent pojawi się na wizycie.
Wyobraź sobie sytuację, że pacjent umawia wizytę z wyprzedzeniem, np. konsultację kontrolną za pół roku. Jeśli dostanie kartkę z terminem, a nie jest przesadnie skrupulatny, może ją zgubić i kompletnie zapomnieć o wizycie. W tym przypadku doskonale sprawdzają się powiadomienia SMS: pomagają zredukować liczbę no-shows aż o 65%! Uruchamiając automatyczne powiadomienia SMS możesz zyskać średnio aż do 10h miesięcznie…czyli więcej niż jeden dzień roboczy!
Jednocześnie, dzięki tej wiadomości pacjent ma możliwość zmiany terminu wizyty lub jej przesunięcia - zwyczajnie na nią odpowiadając. Co jeszcze możesz zrobić? Z wyprzedzeniem prosić pacjentów o potwierdzenie, czy przyjdą, a jeśli nie, mieć w zanadrzu listę chętnych, którym można zaproponować wcześniejszą wizytę.
Korzystając z kalendarza online nie musisz poświęcać czasu i energii na wysyłanie powiadomień każdemu pacjentowi – wystarczy, że raz uruchomisz automatyczną wysyłkę powiadomień. Jeżeli włączona jest automatyczna wysyłka powiadomień do wszystkich pacjentów, automatycznie będą wysyłane powiadomienie o wcześniej określonym czasie np. dzień przed wizytą.
Jeśli nie korzystasz z płatności online, a czytasz ten artykuł o tym, jak prowadzić kalendarz wizyt, aby zabezpieczyć przychody swojego gabinetu lub placówki medycznej, to zapewne jest to dobry moment, aby poznać korzyści płynące z tego narzędzia.
Korzystając z płatności online w systemie MyDr EDM (zapewniane przez licencjowanego operatora), zyskujesz:
▪ szybki, wygodny i bezpieczny sposób zapłaty dla Ciebie i Twoich pacjentów,
▪ większą pewność, że pacjenci pojawią się na umówionych wizytach,
▪ bezpieczeństwo przetwarzanych opłat,
▪ spokój, ponieważ nie musisz sprawdzać przelewów na koncie w banku przed każdą wizytą.
Wiemy, że Twój czas jest cenny – dla nas także jest to super ważna waluta. Dlatego dodając wizytę pacjenta do kalendarza online na profilu, możesz zdecydować o wysłaniu mu prośby o opłatę z góry za wizytę. Samodzielnie określasz ile ważny jest link do płatności - maksymalnie może to być 14 dni.
Dlaczego warto? W sytuacji, gdy Twój gabinet lub placówka nie korzysta z dedykowanego programu do obsługi płatności, można rozważyć przesłanie numeru rachunku bankowego. Należy jednak pamiętać, że taka metoda wiąże się z większym nakładem pracy związanym z weryfikacją dokonanych płatności, co może również obniżyć skuteczność tego procesu. Przedpłaty za wizyty lekarskie są odpowiedzią na liczne absencje pacjentów, którzy zapisując się do lekarza często rezerwują spory przedział czasowy (np. w stomatologii). Przedpłata za takie wizyty eliminuje problem nieobecnych pacjentów i zwiększa zyski gabinetu lub placówki (nieobecni pacjenci to oczywista strata).
Dodatkowo, dzięki połączeniu rezerwacji na wizyty online z płatnościami online, dbasz o pozytywne doświadczenia pacjentów, jednocześnie zwiększając efektywność swojej pracy.
Regularna analiza i raportowanie danych związanych z kalendarzem wizyt to nieocenione narzędzie w zarządzaniu placówką medyczną. Analiza pozwala na identyfikację trendów, takich jak najbardziej obłożone dni czy godziny, co umożliwia lepsze planowanie i optymalizację grafiku.
Raportowanie w systemie medycznym MyDr EDM pozwala m.in. na monitorowanie wskaźników takich jak liczba odwołań, nieobecności czy średni czas wizyty. W mierzeniu efektywności pracy pomogą Ci raporty (dzienne i miesięczne) mówiące o pracy lekarzy, zrealizowanych świadczeniach, typach wizyt czy kwotach uzyskanych za wizyty prywatne. Istnieje także możliwość tworzenia własnych raportów, dostosowanych do Twoich potrzeb. Dzięki temu można szybko reagować na problemy i wprowadzać odpowiednie zmiany. Stosowanie tych narzędzi w codziennej praktyce to klucz do sukcesu i stabilnych przychodów.
Udostępniając kalendarz i rejestrację na wizyty online zwiększasz efektywność codziennej pracy i jednocześnie dbasz o długofalowe przychody gabinetu, czy placówki medycznej.