Jak efektywnie zarządzać ruchem telefonicznym w placówce? Poznaj system VoIP

Istnieje wiele sposobów na zarządzanie połączeniami telefonicznymi w placówkach medycznych. Podstawowym jest oczywiście korzystanie z telefonów tradycyjnych lub komórkowych. Innym, coraz częściej wybieranym, jest system VoIP, umożliwiający wykonywanie połączeń telefonicznych przez Internet.

System VoIP dla placówki - dlaczego warto?

Systemy VoIP są tańsze i bardziej funkcjonalne niż standardowe linie telefoniczne. To doskonałe rozwiązanie dla placówek, które codziennie obsługują dużą liczbę połączeń. A co za tym idzie, potrzebują nimi efektywnie zarządzać. Dzięki systemowi VoiP, placówka zyskuje możliwość monitorowania połączeń oraz ich łatwej i skutecznej kontroli. A stąd już prosta droga do efektywnego zarządzania połączeniami, pracą rejestracji i...większej satysfakcji pacjentów.

W dalszej części artykułu odpowiemy szczegółowo na najczęstsze pytania związane z systemem VoIP dla placówek medycznych.

Czym jest technologia VoIP?

VoIP (ang. Voice over Internet Protocol) to technologia umożliwiająca wykonywanie i odbieranie połączeń telefonicznych przy użyciu połączenia internetowego. Do ich obsługi można wykorzystać dowolne urządzenie mające połączenie z siecią, np. komputer, smartfon lub tablet. Niezbędne jest także zainstalowanie na nim dedykowanej aplikacji dostawcy usługi.

W ramach VoIP możliwe jest wykonywanie połączeń na inne urządzenia w sieci, a także na tradycyjne linie telefoniczne. W przeciwieństwie do aplikacji takich jak Skype czy WhatsApp, przy pomocy VoIP można zadzwonić na dowolny numer telefonu.

Co ciekawe, ta technologia nie jest nowością. Chociaż zyskała popularność w ostatnich kilkunastu latach (wraz z rozpowszechnieniem się Internetu szerokopasmowego), linie cyfrowe są używane do wykonywania połączeń od lat 90.

Jakie są zalety technologii VoIP dla placówek medycznych?

Wraz z upowszechnieniem się szybkiego Internetu, system VoIP stał się najlepszą formą obsługi telefonicznej dla firm, a zwłaszcza dla placówek medycznych. Oto kilka powodów:

Placówka nie traci pacjentów przez nieodebrane połączenia

Pacjent dzwoni do placówki i...nie dodzwania się. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że stracisz go bezpowrotnie. Według badań ZnanyLekarz, aż 62% pacjentów nie chce czekać dłużej niż minutę na odebranie połączenia. A aż 37% pacjentów wybiera inna placówkę, jeśli nie dodzwania się za pierwszym razem.

Przykład: Dzięki zastosowaniu systemu VoIP dla placówki (ZnanyLekarz Phone), GlivClinic w ciągu 12 miesięcy podniosła współczynnik odbieralności połączeń o 14%. Jednocześnie telerejestracja GlivClinic może pochwalić się imponującym wynikiem: obecnie, po 2 latach użytkowania systemu, średni czas oczekiwania na połączenie wynosi jedynie 17 sekund. Całą historię przeczytasz tutaj >>

Optymalizacja kosztów

VoIP wiąże się nie tylko z wyższą jakością, ale także niższymi kosztami - opłaty nie są pobierane za każde połączenie, w przeciwieństwie do tradycyjnej sieci telefonicznej.

Co ważne, system VoIP może posiadać znacznie więcej funkcji, które pozwolą na optymalizację kosztów w placówce. Przykładowo, dzięki systemowi do zarządzania ruchem telefonicznym ZnanyLekarz Phone placówka traci mniej pacjentów z powodu nieodebranych połączeń. Jak to możliwe? System wskazuje recepcji, do kogo oddzwonić. Pozwala też mierzyć skuteczność działań marketingowych - liczbę umówionych wizyt z każdej kampanii - dzięki monitorowaniu wszystkich połączeń telefonicznych i ich źródeł. Takie informacje są podstawą rozliczania i planowania budżetu reklamowego placówki. 

Integracja i łatwy dostęp do danych pacjentów

Niektóre systemy (jak wspomniany ZnanyLekarz Phone) można zintegrować z innymi narzędziami używanymi w placówce, np. oprogramowaniem medycznym. Dzięki takiej integracji z bazą danych placówki system telefoniczny rozpoznaje numery pacjentów, a recepcja zyskuje wgląd w dane pacjentów i ich historię połączeń. I nie tylko - z poziomu karty pacjenta dostępne są wszystkie dane, także historia wizyt i przypisana dokumentacja. To z kolei pozwala uniknąć jednego z najczęstszych błędów w obsłudze pacjenta, jakim jest brak informacji - czytaj więcej w artykule 8 najczęstszych błędów w obsłudze pacjenta.

Dostęp do danych kluczowych w procesie zarządzania

System VoIP to odpowiedź także na wyzwania managera placówki medycznej związane z zarządzaniem. W procesie decyzyjnym kluczowe znaczenie mają dane, m.in. dotyczące rejestracji telefonicznej, obciążenia pracowników zadaniami, efektywności działań recepcji, czy zainteresowania pacjentów poszczególnymi usługami. Bez tych informacji trudno  w ogóle wyobrazić sobie podejmowanie decyzji biznesowych i sprawne zarządzanie personelem oraz placówką.

Zaawansowany system VoIP dla placówki (np. ZnanyLekarz Phone) rejestruje i gromadzi wszystkie te dane. Co zyskasz? Więcej wizyt i zadowolonych pacjentów. Lepszą organizację i komfort pracy rejestracji. Wgląd w kluczowe dane, które pozwolą Ci zwiększyć przychody, zoptymalizować kampanie marketingowe i obniżyć koszty. Jednocześnie.

Mobilność

Do wykonywania połączeń w ramach VoIP wystarczy połączenie internetowe i np. komputer lub smartfon. Nie ma potrzeby zakładania stacjonarnej linii telefonicznej w placówce. Funkcjonalność ta jest szczególnie przydatna w dzisiejszych czasach, gdy praca zdalna jest na porządku dziennym.

Wysoka jakość połączeń

W porównaniu do telefonicznych, połączenia internetowe korzystające z szybkiego łącza cechuje wyższa jakość i mniej zakłóceń. Dzięki temu komunikacja z pacjentem jest bardziej efektywna. Pozwala to uniknąć straty czasu związanej z powtarzaniem niezrozumiałych informacji lub przerwanymi (z powodów technicznych) połączeniami.

Bezpieczeństwo

W rozmowach telefonicznych i ich nagraniach pojawiają się często dane wrażliwe: informacje o zdrowiu, numer PESEL itp., dlatego tak ważne jest zadbanie o ich bezpieczeństwo. Systemy VoIP stosują szyfrowanie danych, co uniemożliwia dostęp do nich osobom trzecim.

Elastyczność i oszczędność

Często, gdy placówka się rozwija i zatrudnia dodatkowych pracowników rejestracji, musi zakupić także dodatkowe wyposażenie i sprzęt do obsługi telefonicznej. W przypadku VoIP nie jest to konieczne - do obsługi połączeń wystarczą bowiem narzędzia codziennego użytku (smartfon, komputer).

System VoIP dla placówki oznacza mniejsze wydatki na sprzęt i infrastrukturę. To także redukcja kosztów związanych z ich konserwacją. Dodatkowo - łatwa skalowalność, co oznacza, że rozbudowa systemu, gdy rosną potrzeby, jest łatwiejsza i tańsza.

Co więcej, w przypadku odpowiedniego oprogramowania korzystającego z rozwiązań VoIP, takiego jak ZnanyLekarz Phone, recepcja może zalogować się na stanowiska z dowolnego miejsca - niekoniecznie z biura. Ułatwia to pracę zdalną, gdyż nie ma wówczas potrzeby zabierania sprzętu, telefonów stacjonarnych z placówki - wystarczy zalogowanie się do komputera lub aplikacji mobilnej.

Jakość obsługi

Ponad 30% połączeń przychodzących w placówkach nie jest odbierane. 1 na 3 pacjentów dzwoni, aby umówić wizytę. To oznacza realne straty. Rozwiązaniem tego problemu są systemy VoIP, które umożliwiają śledzenie historii połączeń, oddzwanianie do pacjentów oraz nagrywanie rozmów, co pomaga na bieżąco kontrolować jakość obsługi pacjenta przez recepcję. Dodatkowo, w panelu statystyk manager ma wgląd w dane dotyczące m.in. odbieralności, czasu połączeń i skuteczności poszczególnych pracowników w umawianiu wizyt. Wspomniane funkcjonalności dostępne są w ramach ZnanyLekarz Phone. Dzięki nim placówka nie tylko nie traci pacjentów, ale też dba o ich satysfakcję i wysoką jakość obsługi.

ZnanyLekarz Phone: więcej niż technologia VoIP

W odpowiedzi na potrzeby placówek medycznych, ZnanyLekarz stworzył dedykowany system do zarządzania ruchem telefonicznym. Umożliwia on kompleksową, bieżącą obsługę telefoniczną pacjenta przy użyciu prostej w obsłudze i intuicyjnej aplikacji komputerowej lub mobilnej (na system Android).

Oprócz wspomnianych dotychczas korzyści systemu VoIP dla placówek medycznych, ZnanyLekarz Phone oferuje managerowi rozbudowany panel statystyk, w którym znajdzie on następujące informacje:

• zajętość kalendarzy poszczególnych specjalistów,
• ilość nieodebranych połączeń telefonicznych,
• tematy, z jakimi dzwonią pacjenci,
• efektywność ruchu telefonicznego i
• pracy poszczególnych pracowników,
• panel kosztów.
  
  

Dzięki temu łatwiej jest efektywnie zarządzać placówką medyczną, podejmować decyzje o zmianach w ofercie, czy dalszych kierunkach rozwoju.

Co więcej, nie musisz martwić się uciążliwą integracją danych: ZnanyLekarz ma integracje z ponad 60 różnymi oprogramowaniami. Jeśli więc zajdzie taka potrzeba, dane ze ZnanegoLekarza możesz wyeksportować do innego systemu, np. magazynu danych. Nasz zespół zapewnia także stałe wsparcie techniczne i nieodpłatne szkolenia dla personelu placówki.

W bezpłatnym demo poznasz wszystkie korzyści naszego rozwiązania.

Porozmawiaj z naszym ekspertem i poznaj wszystkie korzyści ZnanyLekarz Phone, dzięki którym zwiększysz przychody swojej placówki!