Jak efektywnie zarządzać ruchem telefonicznym w placówce?

Efektywne zarządzanie ruchem telefonicznym w placówce medycznej

Istnieje wiele sposobów na zarządzanie połączeniami telefonicznymi w placówkach medycznych. Podstawowym jest oczywiście korzystanie z telefonów tradycyjnych lub komórkowych. Innym, coraz częściej wybieranym, są systemy VoIP, umożliwiające wykonywanie połączeń telefonicznych przez internet.

Systemy VoIP są tańsze i bardziej funkcjonalne niż standardowe linie telefoniczne. To doskonałe rozwiązanie dla placówek, które codziennie obsługują dużą liczbę połączeń. A co za tym idzie, potrzebują ich łatwej i skutecznej kontroli.

Jakie zatem są korzyści systemów VoIP? Czy są one kosztowne lub trudne w obsłudze? W dalszej części artykułu odpowiemy szczegółowo na te pytania.

Czym jest technologia VoIP?

VoIP (ang. Voice over Internet Protocol) to technologia umożliwiająca wykonywanie i odbieranie połączeń telefonicznych przy użyciu połączenia internetowego. Do ich obsługi można wykorzystać dowolne urządzenie mające połączenie z siecią, np. komputer, smartfon lub tablet. Niezbędne jest także zainstalowanie na nim dedykowanej aplikacji dostawcy usługi.

W ramach VoIP możliwe jest wykonywanie połączeń na inne urządzenia w sieci, a także na tradycyjne linie telefoniczne. W przeciwieństwie do aplikacji takich jak Skype czy WhatsApp, przy pomocy VoIP można zadzwonić na dowolny numer telefonu.

Co ciekawe, ta technologia nie jest nowością. Chociaż zyskała popularność w ostatnich kilkunastu latach (wraz z rozpowszechnieniem się internetu szerokopasmowego), linie cyfrowe są używane do wykonywania połączeń od lat 90.

Jakie są zalety technologii VoIP dla placówek medycznych?

Wraz z upowszechnieniem się szybkiego internetu, VoIP stał się najlepszą formą obsługi telefonicznej dla firm a zwłaszcza dla placówek medycznych. Oto kilka powodów:

Mobilność

Do wykonywania połączeń w ramach VoIP wystarczy połączenie internetowe i np. komputer lub smartfon. Nie ma potrzeby zakładania stacjonarnej linii telefonicznej w placówce. Funkcjonalność ta jest szczególnie przydatna w dzisiejszych czasach, gdy praca zdalna jest na porządku dziennym.

Wysoka jakość połączeń

W porównaniu do telefonicznych, połączenia internetowe korzystające z szybkiego łącza cechuje wyższa jakość i mniej zakłóceń. Dzięki temu komunikacja z pacjentem jest bardziej efektywna. Pozwala to uniknąć straty czasu związanej z powtarzaniem niezrozumiałych informacji lub przerwanymi (z powodów technicznych) połączeniami.

Redukcja kosztów

VoIP wiąże się nie tylko z wyższą jakością, ale także niższymi kosztami - opłaty nie są pobierane za każde połączenie, w przeciwieństwie do tradycyjnej sieci telefonicznej.

Co ważne, system VoIP może posiadać znacznie więcej funkcji, które pozwolą na optymalizację kosztów w placówce. Przykładowo, dzięki systemowi do zarządzania ruchem telefonicznym ZnanyLekarz Phone placówka traci mniej pacjentów z powodu nieodebranych połączeń - system wskazuje recepcji, do kogo oddzwonić. Pozwala też mierzyć skuteczność działań marketingowych - liczbę umówionych wizyt z każdej kampanii - dzięki monitorowaniu wszystkich połączeń telefonicznych i ich źródła. Takie informacje są podstawą rozliczania i planowania budżetu reklamowego placówki.

Integracja

Niektóre systemy (jak wspomniany ZnanyLekarz Phone) można zintegrować z innymi narzędziami używanymi w placówce, np. oprogramowaniem medycznym. Dzięki takiej integracji z bazą danych placówki system telefoniczny rozpoznaje numery pacjentów, a recepcja zyskuje wgląd w dane pacjentów i ich historię połączeń.

Poznaj więcej narzędzi, dzięki którym zoptymalizujesz pracę rejestracji i całej placówki!

Przeczytaj artykuł

Bezpieczeństwo

W rozmowach telefonicznych i ich nagraniach pojawiają się często dane wrażliwe: informacje o zdrowiu, numer PESEL itp., dlatego tak ważne jest zadbanie o ich bezpieczeństwo. Systemy VoIP stosują szyfrowanie danych, co uniemożliwia dostęp do nich osobom trzecim.

Elastyczność

Często, gdy placówka się rozwija i zatrudnia dodatkowych pracowników rejestracji, musi zakupić także dodatkowe wyposażenie i sprzęt do obsługi telefonicznej. W przypadku VoIP nie jest to konieczne - do obsługi połączeń wystarczą bowiem narzędzia codziennego użytku (smartfon, komputer).

Co więcej, w przypadku odpowiedniego oprogramowania korzystającego z rozwiązań VoIP, takiego jak ZnanyLekarz Phone, recepcja może zalogować się na stanowiska z dowolnego miejsca - niekoniecznie z biura. Ułatwia to pracę zdalną, gdyż nie ma wówczas potrzeby zabierania sprzętu, telefonów stacjonarnych z placówki - wystarczy zalogowanie się do komputera lub aplikacji mobilnej.

Jakość obsługi

Placówki nie odbierają nawet do 50% połączeń w ciągu dnia. Oznacza to utratę wielu potencjalnych pacjentów. Rozwiązaniem tego problemu są systemy VoIP, które umożliwiają śledzenie historii połączeń, oddzwanianie do pacjentów oraz nagrywanie rozmów, co pomaga na bieżąco kontrolować jakość obsługi pacjenta przez recepcję. Dodatkowo, w panelu statystyk manager ma wgląd w dane dotyczące m.in. odbieralności, czasu połączeń i skuteczności poszczególnych pracowników w zachęcaniu pacjentów do umawiania wizyt. Wspomniane funkcjonalności dostępne są w ramach ZnanyLekarz Phone. Dzięki nim placówka nie tylko nie traci pacjentów, ale też dba o ich satysfakcję i wysoką jakość obsługi.

ZnanyLekarz Phone: więcej niż technologia VoIP

ZnanyLekarz Phone panel

W odpowiedzi na potrzeby placówek medycznych, ZnanyLekarz stworzył dedykowany system do zarządzania ruchem telefonicznym. Umożliwia on kompleksową, bieżącą obsługę telefoniczną pacjenta przy użyciu prostej w obsłudze i intuicyjnej aplikacji komputerowej lub mobilnej (na system Android).

Oprócz wspomnianych dotychczas korzyści systemu VoIP dla placówek medycznych, ZnanyLekarz Phone oferuje managerowi rozbudowany panel statystyk, w którym znajdzie on informacje o:

  • efektywności ruchu telefonicznego,
  • skuteczności poszczególnych pracowników,
  • zyskowności kampanii marketingowych,
  • tematach, z którymi dzwonią do placówki pacjenci.

W bezpłatnym demo poznasz wszystkie korzyści naszego rozwiązania.

Co więcej, konfiguracja ZnanyLekarz Phone zajmuje tylko 2 godziny, a po tym czasie system jest od razu gotowy do użycia! Nasz zespół zapewnia także stałe wsparcie techniczne i nieodpłatne szkolenia dla personelu placówki.


Porozmawiaj z naszym ekspertem i poznaj wszystkie korzyści ZnanyLekarz Phone, dzięki którym zwiększysz przychody swojej placówki!

Skontaktuj się