"Nie wiedzieliśmy, co będzie przydatne, dlatego odwiedziliśmy kilkoro klientów osobiście i rozmawialiśmy z nimi, m.in. na temat tego formularza, ale nie tylko. Chcieliśmy wiedzieć, z czego korzystają, i jakie są ich wrażenia. Na tej podstawie, po kilkudziesięciu rozmowach, stworzyliśmy w głowach pewien obraz EDM - pojawił się wtedy jeden ważny wniosek: lekarze lubią papier." Rozmowa z współtwórcą Elektronicznej Dokumentacji Medycznej w systemie ZnanyLekarz - Łukaszem Arendtem. 

EDM w systemie do zarządzania wizytami: jak wyglądała na początku?

Pierwsza wersja Elektronicznej Dokumentacji Medycznej to krótki formularz, w którym można było dodać pola tekstowe i właściwie tylko tyle. W niektórych krajach, w których obecny jest Docplanner, pojawiły się sygnały, że przydałaby się np. możliwość wpisania historii pacjenta, więc szybko ją dodaliśmy. Z racji tego, że od wielu lat obowiązkowe jest prowadzenie dokumentacji medycznej, a od 1 lipca lekarze mają obowiązek raportowania zdarzeń medycznych do Platformy P1, koniecznym było podążanie drogą cyfryzacji całego systemu. Tak też zrobiliśmy.

Na początku lekarze (z tego co wiem w całym kraju, mowa tutaj o ogólnej tendencji) nie byli chętni do tworzenia dokumentacji przy użyciu komputera. Wielu z nich miało obawy o to, że elektronika zawodzi, i że może być z tego więcej problemów niż korzyści. Oprócz tego słyszeliśmy głosy, że prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej to dodatkowy obowiązek i konieczność nauki nowych rzeczy, a jak wiadomo, zazwyczaj nie lubimy zmian. 

Mimo wszystko, kiedy zaczęliśmy wprowadzać funkcje realnie ułatwiające tworzenie dokumentacji, np. wyszukiwarkę leków przy wypisywaniu recepty, słowniki ICD-9 lub ICD-10 czy też szablony, lekarze zauważyli w tym korzyści dla siebie. To były pierwsze sygnały, że warto podążać w tym kierunku rozwoju produktu. 

Jak tworzyliśmy system? Skąd wiadomo było, jaki plan działania warto wdrożyć?

Na początku powstał dość prosty i pusty formularz, dzięki czemu lekarz mógł samodzielnie nazwać poszczególne pola tekstowe i z nich korzystać w trakcie wizyty.

Nie wiedzieliśmy, co będzie przydatne, dlatego odwiedziliśmy kilkoro klientów osobiście i rozmawialiśmy z nimi, m.in. na temat tego formularza, ale nie tylko. Chcieliśmy wiedzieć, z czego korzystają, i jakie są ich wrażenia. Na tej podstawie, po kilkudziesięciu rozmowach, stworzyliśmy w głowach pewien obraz EDM - pojawił się wtedy jeden ważny wniosek: lekarze lubią papier. Można powiedzieć, że papier zniesie wszystko — możemy na nim pisać, rysować, skreślać, nadpisywać, dopisywać — wszystkie zmiany są widoczne, wiemy, co z czego wynika. Najszybciej się z niego korzysta. Nie zawodzi nas tak, jak może to zrobić technologia.

I właśnie ten papier był inspiracją do stworzenia takiego EDM. Roboczo nazywaliśmy to Docplanner Paper, ponieważ chcieliśmy, aby nasz system odzwierciedlał pracę na papierze, ale dawał dodatkowe korzyści — szybkie wyszukiwanie (w porównaniu do kartkowania grubych teczek pacjentów ;-)), wygoda edycji, ale przede wszystkim bezpieczeństwo danych.

Pierwsza wizja karty pacjenta była zbliżona do znanego nam pojęcia, tzw. tabula rasa. Zatem decyzję o tym, jakie pola zostaną w niej zawarte, oddaliśmy w ręce użytkownika, czyli lekarza. Zamiast stworzenia przytłaczającej liczby (często niepotrzebnych) pól do zapisania, daliśmy możliwość ich personalizacji. Wiedzieliśmy, że nie chcemy narzucać lekarzowi procesu przebiegu wizyty.

Czyli plan działania został oparty na podstawie rozmów z klientami, tak?

Tak, między innymi. Za zgodą lekarzy wiedzieliśmy, z czego najchętniej korzystają, ponieważ jasno nam to komunikowali. Osobiście mogłem usiąść obok lekarza i krok po kroku zrozumieć proces, potrzeby i oczekiwania. Dowiedziałem się, jak wygląda standardowy przebieg wizyty, co nam, twórcom, pozwala zbudować uniwersalny formularz opisu wizyty.

Jednocześnie obserwowaliśmy dane liczbowe z systemu — widzieliśmy, które pola są w użyciu (oczywiście bez podglądu zawartych tam poufnych danych).

Wiemy, jak to wyglądało w przypadku karty pacjenta, opisu wizyty.
Co z e-Receptami, e-ZLA i e-Skierowaniami?

Mieliśmy wiedzę na temat tego, jak wygląda standardowy przebieg wizyty pacjenta leczonego przewlekle: pacjent przychodzi, dostaje receptę na 1-2 miesiące, po tym czasie zgłasza się po przedłużenie recepty. U nas zajmuje to dosłownie 5 sekund, a wiem, że w innych systemach niekoniecznie tak samo krótko. Dlaczego tak to wygląda? Skupiamy się na tym, żeby lekarz nie spędzał dużo czasu w naszej aplikacji. Wiem, brzmi kontrowersyjnie, zazwyczaj (np. w przypadku mediów społecznościowych) jesteśmy angażowani tak, by spędzić tam jak najwięcej czasu. Myślimy głównie o tym — patrzymy na to, co lekarze robią najczęściej, co jest powtarzalne i staramy się zaoszczędzić ich czas. Dlatego stworzyliśmy szablony, podpowiadamy często używane formularze, przypominamy poprzednio wystawione e-Skierowania, e-Recepty i e-ZLA lub dajemy możliwość szybkiego powtórzenia któregoś z tych dokumentów.

Wszystkie czynności lub funkcje, które mogą oszczędzić czas lekarza w naszej EDM, są wymyślane i tworzone priorytetowo. To dla nas wyznacznik kierunku rozwoju całego systemu. Oczywiście równolegle z wymaganiami legislacyjnymi, ale te drugie nie są wystarczające żeby zapewnić wysoką funkcjonalność EDM. Chcemy, aby aplikacja była najprostsza, jak to tylko jest możliwe, a wbrew pozorom to niezwykle trudne zadanie.

Skąd pewność, że obraliśmy dobry kierunek?

Mamy ten luksus, że jesteśmy dużą firmą i wielu klientów z nas korzysta. Mamy zatem wiele danych o tym, jak lekarze korzystają z EDM. Natomiast nasz standardowy proces budowania aplikacji wygląda tak, że stawiamy sobie pewne założenia, sprawdzamy je, znajdujemy problem, formułujemy jego rozwiązanie i weryfikujemy je. Nie chcemy budować rzeczy na marne, dlatego ta weryfikacja jest bardzo ważna. Zwracamy się wtedy do lekarzy z pytaniem o to, czy to, co zbudowaliśmy, będzie dla nich przydatne. Jeśli okazuje się, że tak, zaczynamy projektować wygląd i tworzyć ulepszone prototypy. Kilkukrotnie w całym procesie upewniamy się, że idziemy w dobrym kierunku. Ważne są dla nas te jakościowe próbki, czyli rozmowy indywidualne z klientami, którzy używają produktu. Oczywiście końcowa weryfikacja to dopiero moment produktu w użyciu, ale zazwyczaj wtedy mamy bardzo dobrze stworzoną bazę, którą rzecz jasna można ulepszyć.

Jaką wartość dostaje użytkownik EDM ZnanyLekarz?

Nasz system przede wszystkim daje możliwość zebrania informacji o pacjencie i gwarantuje łatwy dostęp do nich. Z jednej strony ważne jest to, żeby gromadzić takie informacje w przystępny, wygodny sposób — nie na luźno leżących na biurku kartkach lub w tonach segregatorów na półkach, a w bezpiecznym, szyfrowanym miejscu.

Po drugie, lekarze nie muszą robić samodzielnie zdjęć wyników badań lub ich kserować, mogą je dostawać od pacjentów, co zmniejsza ich wysiłek i oszczędza czas.

Trzecia sprawa to przechowywanie danych zgodnie z prawem i z ograniczonym dostępem dla osób trzecich.

Nie wspominając o tym, że dostęp do informacji o pacjentach jest naprawdę wygodny i prosty: z telefonu, komputera, tabletu, a oprócz tego, dzięki intuicyjnej wyszukiwarce, pozwala szybko znaleźć ważne dane.

Moje słowa znajdują potwierdzenie wśród lekarzy, z którymi rozmawiamy. To właśnie ten wygodny dostęp z dowolnego urządzenia (i miejsca na świecie) jest ostatnio pożądany, szczególnie wśród lekarzy oferujących konsultacje online. Dostajemy wiele zgłoszeń w temacie funkcji wystawiania e-Recept, e-Zwolnień i e-Skierowań z aplikacji mobilnej. Pracujemy nad tym i również chcemy, aby jak najszybciej taka możliwość zawitała w naszej aplikacji.

Mamy maj 2022 r. Czego możemy spodziewać się w EDM ZnanyLekarz w najbliższym czasie?

Trudno powiedzieć dokładnie, co przyniesie odległa przyszłość. Technologie będą się rozwijać, będziemy mieli coraz większe możliwości, jednocześnie będą się zmieniały potrzeby lekarzy i obowiązujące prawo. Najbliższe tygodnie dla EDM ZnanyLekarz to z pewnością możliwość wystawiania e-Recept z poziomu aplikacji mobilnej oraz usprawnianie obowiązujących funkcji.

Dodatkowo w tej chwili na IKP na stronie rządowej można udostępniać dokumentację medyczną (opisów wizyt, e-Recept i e-Skierowań) wybranemu lekarzowi. Jednak nie jest to aż tak proste, jakbyśmy tego chcieli. Myślę, że nie przesadzę, mówiąc, że wielu pacjentów ten proces może po prostu przytłoczyć lub przerosnąć. 

Mogę zdradzić, że wkrótce w naszej EDM będzie to nie tylko możliwe, ale też intuicyjne i szybkie. Za pomocą krótkiego kodu SMS taka dokumentacja będzie udostępniona wybranemu lekarzowi, jeszcze podczas wizyty. Cieszę się, że wkrótce będzie to dostępne dla pacjentów w całym kraju.