Zastanawiasz się, czy zatrudnienie personelu do pomocy w prowadzeniu gabinetu rozwiąże wszystkie (lub większość) problematycznych kwestii, z którymi borykasz się na co dzień? Z pewnością zyskasz duże wsparcie w codziennej pracy, jednak sama rekrutacja niesie ze sobą zarówno korzyści, jak i wyzwania. Jak im podołać?
Na początek: stwórz profil kandydata i zatrudniaj
Zanim jednak przygotujesz ofertę pracy od A do Z i rozpowszechnisz informację o tym, że szukasz pracownika, poświęć chwilę na to, aby określić, jakich kompetencji szukasz. Dobrym tropem może być refleksja nad tym, czego nie lubisz robić lub które czynności sprawiają Ci jakąś trudność. Warto znaleźć osobę, która uzupełni Twoje kompetencje i (prawdopodobnie nawet z chęcią) zajmie się nielubianymi przez Ciebie zadaniami. Wypisz kilka z nich, a następnie umieść je w sekcji Wymagania w Twoim ogłoszeniu o pracę. Jeśli wolisz, nie nazywaj wszystkich kompetencji, natomiast (na ile to możliwe) szczegółowo przedstaw zadania, które chcesz oddelegować pracownikowi. Kompletne ogłoszenie o pracę powinno zawierać co najmniej sekcje: Wymagania, Zadania/Obowiązki, Oferujemy. Dodatkowo możesz określić konkretne cechy osobowości, które są przydatne lub mile widziane na tym stanowisku. Pamiętaj, że ogłoszenie o pracę powinno być takie, jak o tym zadecydujesz - w Internecie są dostępne szablony, jednak warto je dostosować do swojego stylu pracy. Gotową ofertę warto opublikować online, np. na grupach na Facebooku oraz udostępnić wśród znajomych (również ze środowiska zawodowego).
Rozmowa kwalifikacyjna krok po kroku
Zgromadzenie CV potencjalnych kandydatów to dopiero wstępna selekcja - konkretne cechy osobowości najlepiej poznać w bezpośredniej rozmowie - jeśli to możliwe - na żywo. W obecnych czasach również wideorozmowa będzie dość naturalnym rozwiązaniem, jeśli np. kandydat lub kandydatka w wybranym dniu nie czuje się najlepiej lub są utrudnienia w komunikacji miejskiej. Dobrze przeprowadzona rozmowa kwalifikacyjna powinna pomóc w weryfikacji cech charakteru oraz kompetencji kandydata/tki i wyłonić potencjalnych faworytów. Ważne, żeby rozmowa nie skupiała się jedynie na zadawaniu pytań przyszłemu pracownikowi, ale żeby również m.in. przybliżała warunki oraz styl współpracy.
💡 Jeśli rozmowa nie trwa zbyt długo i pozwala niejako na przeprowadzenie drugiego etapu rekrutacji, będzie to dobra okazja do sprawdzenia kompetencji oraz osobowości kandydata/tki w praktyce. Przygotuj krótkie zadanie, które zweryfikuje poszukiwane cechy i da Ci pewność co do dalszych kroków. Jeśli jednak sama rozmowa jest wyczerpująca dla obu stron, drugi etap (zadanie) można przeprowadzić w innym terminie podczas drugiego spotkania.
Rozmowa kwalifikacyjna powinna również weryfikować dotychczasowe doświadczenia kandydata/tki. Warto również zapytać o sposoby radzenia sobie np. z "trudnymi" pacjentami lub nieprzewidzianymi wydarzeniami. Oczywiście nie da to 100% pewności, że kandydat/tka się odnajdzie w takiej sytuacji, ale może dać wstępny ogląd doświadczeń.
Udana rekrutacja: to wszystko?
Zatrudnienie pracownika, którego kompetencje i charakter wpisują się w oczekiwania na tym stanowisku to nielada sukces. Nie należy jednak spoczywać na laurach, ponieważ zapał i dobra energia na początku prawdopodobnie wystarczą na pewien czas, jednak nie sprawią, że pracownik zostanie w firmie na wieki. Jak każdy z nas, potrzebuje czuć się potrzebny i realizować poszczególne plany sprzyjające jego rozwojowi. Rozwój pracownika to jednak nie tylko korzyść dla niego samego.
Podnoszenie kwalifikacji personelu wpływa na:
👉 samodzielność pracowników, a co za tym idzie - na możliwość obdarzenia go większym zaufaniem i powierzenia trudniejszych obowiązków, które odciążą lekarza-przełożonego,
👉 zwiększenie elastyczności i otwartości na ewentualne zmiany w funkcjonowaniu gabinetu - im więcej umie i wie pracownik, tym mniej dystansuje się do zmiennej rzeczywistości,
👉 poczucie przynależności do firmy, lojalność wobec przełożonego i zadowolenie z pracy, która daje rozwój,
👉 poprawę jakości usług gabinetu - personel uczy się od siebie wzajemnie i coraz więcej od siebie wzajemnie wymaga (w pozytywnym znaczeniu tego pojęcia).
A oprócz tego... personel to piąta gałąź marketingu
Właśnie tak. Wszystkie wypisane powyżej korzyści z inwestycji w rozwój pracownika są istotne i realnie odczuwalne, jednak jedna z nich zasługuje na oddzielny akapit. Dobrze przeszkolony, wykwalifikowany i zaangażowany personel to znacząca część wizytówki całego gabinetu. Pacjenci, przy wyborze gabinetu specjalistycznego, kierują się nie tylko opiniami o lekarzu, zakresem usług lub ich cenami. Równie ważne są dla nich: poczucie bezpieczeństwa, komfort psychiczny oraz przyjazne nastawienie personelu. To element marketingu, o którym nie zawsze przeczytamy w książkach, a którego lekceważenie może słono kosztować. Zmiana myślenia na temat zadań personelu to duży krok do tego, aby ten pozorny "koszt" zamienił się w dochodową inwestycję.
Podział obowiązków? Nic prostszego, zajrzyj do systemu!
Współpraca z personelem niemedycznym może przebiegać sprawnie i wygodnie dzięki wykorzystaniu dostępnych już narzędzi w systemie, z którego korzystasz na co dzień. To tylko kilka propozycji tego, jak może wyglądać współpraca w systemie ZnanyLekarz:
- Rozdziel uprawnienia: udostępnij wybrane funkcje swoim pracownikom, aby odciążyli Cię w niektórych czynnościach. Bez obaw o bezpieczeństwo danych, bo zarządzanie dostępami jest w pełni po Twojej stronie - to Ty decydujesz, do których sekcji pracownicy mają dostęp.
- Oddeleguj zadania administracyjne: w ramach kalendarza ZnanyLekarz recepcja może zarządzać potwierdzeniami wizyt i kontaktem z pacjentami umówionymi w najbliższej przyszłości.
- Podziel pracę i obowiązki: pracownicy recepcji mogą zająć się rezerwacjami kolejnych wizyt pacjentów podczas gdy Ty przygotujesz się do najbliższych wizyt pacjentów.
W tej instrukcji znajdziesz wskazówki nadawania dostępów innym użytkownikom.
Przypisy:
1. Bukowska-Piestrzyńska A., Marketing usług zdrowotnych. Od budowania wizerunku placówki do zadowolenia klientów.